आपूर्तिकर्ता से उपभोक्ता तक माल की किसी भी आवाजाही को ठीक से प्रलेखित किया जाना चाहिए; इसके लिए, कई शिपिंग दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है जो परिवहन के नियमों और माल की डिलीवरी की शर्तों को नियंत्रित करते हैं।
अनुदेश
चरण 1
खेप नोट शिपिंग दस्तावेजों से संबंधित है, जिसका उपयोग रसीदों और डेबिट ऑर्डर के रूप में किया जा सकता है। इस दस्तावेज़ को ठीक से स्वरूपित किया जाना चाहिए। चालान में उत्पाद, उसकी मात्रा, प्रत्येक वस्तु की कीमत और कुल राशि, दस्तावेज़ जारी करने की संख्या और तारीख के बारे में जानकारी होनी चाहिए। जब माल गोदाम में छोड़ा जाता है और जब वे व्यापार संगठन में प्राप्त होते हैं, तो जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा वेसबिल तैयार किया जाता है, इसे आपूर्तिकर्ता और प्राप्तकर्ता की गोल मुहरों के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए।
चरण दो
प्राप्त माल का पंजीकरण खंड 2.1 के आधार पर किया जाता है। "व्यापार संगठनों में माल की प्राप्ति, भंडारण और रिलीज के संचालन के लेखांकन और पंजीकरण के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें"। सभी साथ के दस्तावेजों (चालान, माल के नोट, आदि) पर मुहर लगाई जाती है, और सभी रसीदें "माल रसीद जर्नल" में दर्ज की जाती हैं, जो रसीद दस्तावेज के नाम, संख्या और तारीख के साथ-साथ उत्पाद के बारे में जानकारी को इंगित करती है। माल की स्वीकृति के बाद, संलग्न दस्तावेजों में डेटा को अब संशोधित नहीं किया जा सकता है। माल को उनकी प्राप्ति के दिन पूंजीकृत किया जाना चाहिए, अन्यथा, वस्तु रिपोर्ट में एक नोट बनाया जाता है जिसमें माल को उनकी वास्तविक प्राप्ति के दिन पोस्ट करने की असंभवता के कारणों का संकेत दिया जाता है।
चरण 3
इस घटना में कि प्राप्त माल दस्तावेजी सूची के अनुरूप नहीं है, इसे एक विशेष आयोग द्वारा स्वीकार किया जाता है, और एक "स्वीकृति अधिनियम" तैयार किया जाता है। यदि विसंगतियां माल की मात्रा और गुणवत्ता से संबंधित हैं, तो आपूर्तिकर्ता के प्रतिनिधियों और भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति की उपस्थिति के साथ, "इन्वेंट्री आइटम स्वीकार करते समय गुणवत्ता और मात्रा में विसंगतियों की स्थापना पर अधिनियम" तैयार किया जाता है। यदि माल का अधिशेष पाया जाता है, तो आपूर्तिकर्ता के प्रतिनिधियों की उपस्थिति वैकल्पिक है।
