बाजार में किसी भी संगठन के उत्पाद या सेवा को बढ़ावा देने के लिए प्रदर्शनियों और मेलों में भागीदारी एक महत्वपूर्ण तंत्र है। इसलिए भागीदारी की तैयारी विशेष महत्व के तरीके से की जानी चाहिए। इस गतिविधि में कोई छोटी-छोटी बातें नहीं हैं, क्योंकि जनता के व्यापक हलकों के संपर्क में आने वाले किसी भी विवरण के सकारात्मक और नकारात्मक दोनों परिणाम हो सकते हैं।
एक नियम के रूप में, प्रदर्शनियों में कंपनी की प्रस्तुति का संगठन जनसंपर्क विभागों, प्रेस केंद्रों, साथ ही प्रदर्शनी और निष्पक्ष गतिविधियों में शामिल अन्य संरचनात्मक विभागों के कंधों पर पड़ता है। यदि ऐसा कोई श्रम भंडार नहीं है, तो संगठन में प्रबंधन से लेकर कार्यालय के कर्मचारियों तक पूरी कंपनी शामिल है।
काफी हद तक, किसी कंपनी की प्रस्तुति प्रदर्शनी की प्रकृति पर निर्भर करती है। उद्योग की घटनाएं, एक नियम के रूप में, एक निश्चित व्यावसायिक क्षेत्र के आंकड़े एक साथ लाती हैं: व्यापार, निर्माण, वैज्ञानिक गतिविधि, आदि। इस प्रकार, कंपनी को अपने भागीदारों और प्रतियोगियों की उपलब्धियों को पड़ोसी स्टैंड पर देखने के लिए तैयार रहना चाहिए। प्रदर्शनी की आवृत्ति यह भी प्रभावित करती है कि स्टैंड को कैसे डिजाइन किया जाना चाहिए। वार्षिक आयोजनों के लिए अप्रासंगिक जानकारी के आधार पर विकसित पुरानी प्रस्तुति सामग्री का उपयोग करना अस्वीकार्य है।
प्रदर्शनी की तैयारी की प्रक्रिया शुरू होने से कई महीने पहले शुरू होती है। एक प्रस्तुति सामग्री बनाने का पहला कदम एक अवधारणा का मसौदा तैयार करना है। इस योजनाबद्ध भागीदारी योजना में प्रस्तुति सामग्री की एक सूची शामिल है: स्टैंड, बैनर, वीडियो और ऑडियो उत्पाद, पुस्तिकाएं और अन्य हैंडआउट। जनसंपर्क विभागों द्वारा संकलित प्रदर्शनी भागीदारी का संग्रह, सामग्री की इष्टतम मात्रा तैयार करने की अनुमति देगा। साथ ही, प्रस्तुति सामग्री के उत्पादन के लिए लागत अनुमान को मंजूरी दी जाती है।
इस स्तर पर, कंपनी की ताकत की पहचान करना महत्वपूर्ण है, अर्थात। उसका उत्पाद या सेवा। प्रस्तुति सामग्री - पुस्तिकाएं, बैनर, वीडियो क्लिप के माध्यम से संभावित उपभोक्ताओं को प्रतिस्पर्धात्मक लाभ स्पष्ट रूप से सूचित किया जाना चाहिए। हमें विशेष स्टैंड इंस्टॉलेशन के बारे में नहीं भूलना चाहिए जो ग्राहक के अनुरोध पर बनाया जा सकता है - नए उपकरणों का एक मॉडल या निर्मित सामग्री का एक दृश्य पैनोरमा। यदि कोई कंपनी अटूट व्यंजन बनाती है, तो एक विशेष प्रदर्शनी में उत्पाद की गुणवत्ता का प्रदर्शन करना उचित होगा, जिससे किसी को भी उत्पाद को नुकसान पहुंचाने का प्रयास करने का अवसर मिल सके।
इसके अलावा, प्रदर्शनी के इच्छुक आगंतुक और कंपनी के प्रतिनिधि के बीच लंबी बातचीत की संभावना प्रदान करना नैतिक रूप से सही होगा। स्टैंड पर नोट और पेन के साथ एक ब्लॉक स्थापित किया जाना चाहिए ताकि कोई भी आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के दौरान नोट्स बना सके। यह वांछनीय है कि इन सामानों को कंपनी के लोगो के साथ चिह्नित किया जाए।
दूसरा चरण बैनर और स्टैंड इंस्टॉलेशन के लिए ड्राफ्ट विकल्पों पर काम करना है। एक नियम के रूप में, यह एक कॉर्पोरेट रंग योजना, फ़ॉन्ट और लोगो का उपयोग करके किया जाता है। सभी स्टैंडों के आकार प्रेजेंटेशन सेल के आकार को ध्यान में रखकर बनाए या खरीदे जाते हैं।
अगला चरण स्टैंड पर काम करने के लिए कर्मियों का चयन है। अक्सर प्रस्तुति कंपनी के कर्मचारियों द्वारा की जाती है। इस दृष्टिकोण का एक महत्वपूर्ण प्लस यह है कि विशेषज्ञ संगठन की गतिविधियों के बारे में सक्षम रूप से बता सकते हैं और यदि आवश्यक हो, तो उन सवालों के जवाब दें जो प्रदर्शनी में आने वाले आगंतुकों के पास हो सकते हैं। प्रस्तुति में भाग लेने के लिए अतिरिक्त कर्मचारियों को यात्रियों को वितरित करने, प्रश्नावली भरने आदि के लिए अतिरिक्त के रूप में काम पर रखा जा सकता है।
भागीदारी की प्रभावशीलता स्थापित साझेदारी की मात्रा की एक सरल गणना द्वारा निर्धारित की जाती है।प्रेजेंटेशन लेआउट में प्रदर्शनी आगंतुकों की रुचि जितनी अधिक होगी, इवेंट में कंपनी की भागीदारी का प्रभाव उतना ही अधिक होगा। इसलिए, यह बेहतर है कि प्रदर्शनी में भाग लेने के लिए आवेदन पहले में से एक प्रस्तुत किया गया था, ताकि प्रतिभागी को स्टैंड का स्थान चुनने का पहला अवसर मिले। इसके अलावा, आपको प्रदर्शनी आयोजकों के आयोजन के विशेष भागीदार के रूप में कार्य करने के प्रस्तावों को अस्वीकार नहीं करना चाहिए। यह लाभ प्रदर्शनी के दौरान संगठन के नाम के रोटेशन की संख्या में वृद्धि करेगा, और कंपनी की छवि पर भी सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा।
