व्यावसायिक पत्राचार के लिए नाजुकता की आवश्यकता होती है, खासकर जब आपूर्तिकर्ता को पत्रों की बात आती है, क्योंकि अपील का कारण न केवल उसकी ओर से, बल्कि आपके संगठन की ओर से दायित्वों को पूरा करने में विफलता हो सकती है।
अनुदेश
चरण 1
यदि आप पहली बार किसी आपूर्तिकर्ता से माल मंगवाने के इरादे से संपर्क कर रहे हैं, तो संगठन के मानक शिपिंग दावा फॉर्म का उपयोग करें। यदि यह कथन इलेक्ट्रॉनिक रूप से संगठन की वेबसाइट पर पोस्ट नहीं किया जाता है, तो एक मुक्त शैली में एक पत्र लिखें।
चरण दो
विभिन्न प्रकार के उत्पादों को अलग-अलग मात्रा में ऑर्डर करने के मामले में, यदि आवश्यक हो, तो उत्पाद के नाम, लेख, रंग को दर्शाने वाली तालिका के रूप में ऑर्डर दें। ऑर्डर किए गए सामानों के भुगतान के लिए दायित्वों को लिखें, आपूर्तिकर्ता को अपने संगठन के विवरण प्रदान करें, इन आंकड़ों के आधार पर, आपूर्तिकर्ता एक अनुबंध तैयार करेगा। पत्र के अंत में, पारस्परिक रूप से लाभकारी सहयोग के लिए अपनी आशा व्यक्त करें।
चरण 3
यदि आपूर्तिकर्ता को आपका पत्र उसके संविदात्मक दायित्वों की अनुचित पूर्ति, गलत गुणवत्ता, ग्रेड या प्रकार के माल या माल की देर से डिलीवरी से संबंधित है, तो वाक्यांशों का उपयोग करें "हम आपको इस पत्र के साथ सूचित करते हैं …", "हम आपको सूचित करते हैं।..". स्पष्ट रूप से कारण बताएं कि आप शिप किए गए आइटम को स्वीकार क्यों नहीं कर सकते। अनुबंध या अनुबंध-आवेदन का संदर्भ लें, जो इंगित करता है कि आपूर्तिकर्ता को आपको कितनी इकाइयाँ और किस तरह का सामान भेजना चाहिए था। ऐसे में आपूर्तिकर्ता के लिए अपनी गलती सुधारना आसान हो जाएगा।
चरण 4
यदि आपका पत्र अनुबंध द्वारा स्थापित समय सीमा के भीतर माल के लिए भुगतान करने में असमर्थता से संबंधित है, तो इसके आपूर्तिकर्ता को सबसे कोमल, लेकिन साथ ही, आधिकारिक रूप से सूचित करें। वाक्यांशों का प्रयोग करें "हम भुगतान में देरी के लिए क्षमा चाहते हैं …", "मौजूदा परिस्थितियों के कारण, हम पहले बिलों का भुगतान नहीं कर सकते …"।
चरण 5
प्रतिपक्ष को ठीक से बताएं जब आप उसे ऋण चुकाने का इरादा रखते हैं, और यह दायित्व आपके संगठन द्वारा पूरा किए जाने की गारंटी होगी। पत्र के अंत में, आशा व्यक्त करें कि यह प्रकरण आपकी दीर्घकालिक साझेदारी को प्रभावित नहीं करेगा।
