लेखांकन से दूर लोगों के लिए, एक एकाउंटेंट की खुशी को समझना मुश्किल है जो अंततः शेष राशि को संतुलित करने में कामयाब रहा! ऐसी स्थितियाँ क्यों उत्पन्न होती हैं जब आस्ति और दायित्व किसी भी तरह से अभिसरण नहीं कर सकते हैं, और उनके लिए अभिसरण करना क्यों आवश्यक है?
लेखाकार की एबीसी
व्यवसाय को प्रभावी ढंग से संचालित करने और समय पर सही प्रबंधन निर्णय लेने के लिए, आपको वर्तमान समय में व्यावसायिक प्रक्रियाओं और चल रहे व्यावसायिक कार्यों को ट्रैक करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, प्राथमिक प्रलेखन से डेटा को लेखांकन खातों में समूहीकृत किया जाता है, क्यों यह डेटा व्यवस्थित, विश्लेषण किया जाता है और उद्यम का प्रबंधन उनके प्रयासों के परिणामों के बारे में निष्कर्ष निकालने में सक्षम होता है।
लेखांकन दोहरी प्रविष्टि के सिद्धांत पर आधारित है: प्रत्येक व्यवसाय लेनदेन को खातों के डेबिट और क्रेडिट में परिलक्षित होना चाहिए, अर्थात। अधिग्रहण व्यय के बराबर होना चाहिए। यह अन्यथा नहीं हो सकता, क्योंकि साधन एक अवस्था से दूसरी अवस्था में जाते हैं, लेकिन वे कहीं से भी उत्पन्न नहीं हो सकते हैं और बिना किसी निशान के गायब हो जाते हैं। यह इस सिद्धांत पर है कि संपूर्ण लेखा प्रणाली का निर्माण किया गया है, और "संतुलन" की अवधारणा का अर्थ समानता है जब इस नियम का पालन किया जाता है।
प्रत्येक व्यवसाय लेनदेन दो लेखा खातों को प्रभावित करता है: यदि धन कैश डेस्क पर प्राप्त होता है, तो उनकी प्राप्ति के स्रोत को इंगित किया जाना चाहिए; जब इन निधियों को खर्च किया जाता है, तो खर्चों की श्रेणी लेखांकन में परिलक्षित होती है: चाहे वह आपूर्तिकर्ता को भुगतान हो, कर्मचारी का वेतन या कर भुगतान - उनमें से प्रत्येक के लिए लेखा योजना में एक श्रेणी है। इसके अलावा, दोहरी प्रविष्टि सिद्धांत एक लेखांकन त्रुटि की संभावना को बाहर करता है: यदि ऐसा होता है, तो शेष राशि को एक साथ नहीं लाया जा सकता है।
लेखांकन में त्रुटियों को कैसे खोजें?
सभी लेखांकन त्रुटियां दो प्रकार की होती हैं: जानबूझकर और अनजाने में, लेकिन दूसरों की तुलना में अधिक बार, निम्नलिखित सिस्टम त्रुटियां की जाती हैं:
- प्रारंभिक लेखांकन के दौरान, जब उचित दस्तावेजों के बिना लेखांकन में लेनदेन दर्ज किए जाते हैं;
- असामयिक पंजीकरण के मामले में।
- गलत प्रविष्टियाँ बनाते समय। इस मामले में, लेखांकन डेटा विकृत है;
- मूल्यांकन में, प्राथमिक लेखांकन के नियमों के उल्लंघन से जुड़ा हो सकता है, मूल्यह्रास कटौती की राशि की गणना;
- कंप्यूटर खराब होने पर, गलत अकाउंटिंग प्रोग्राम का उपयोग करते समय, अचानक बिजली आउटेज होने पर, जब सिस्टम में दुर्भावनापूर्ण कंप्यूटर प्रोग्राम पेश किए जाते हैं, तो विशिष्ट त्रुटियां हो सकती हैं।
सभी मामलों में, लेखांकन में त्रुटियों को खोजने का सबसे प्रभावी तरीका एक इन्वेंट्री का संचालन करना है, जब वास्तविक शेष राशि को लेखांकन के साथ समेटा जाता है। इस मामले में, मूल्यों के गलत पंजीकरण और चोरी के तथ्यों का खुलासा करना संभव है। इन्वेंट्री आइटम के आगमन और खपत पर समकक्षों के साथ सुलह करने से भी मदद मिलेगी।
बैलेंस शीट को मैन्युअल रूप से संकलित करते समय, एक अनुभवी एकाउंटेंट "आंख से" गलत लेनदेन देख सकता है, साथ ही डेबिट और क्रेडिट खातों पर धन की आवाजाही को ट्रैक कर सकता है। इसके अलावा, "नियंत्रण बिंदुओं" के निर्माण के साथ तार्किक नियंत्रण की विधि को लागू करना उपयोगी है, जिसके मूल्यों को सही रिपोर्टिंग में मेल खाना चाहिए।
