लेखांकन पद्धति में, खातों की प्रणाली एक विशेष भूमिका निभाती है, इसकी सहायता से, दोहरी प्रविष्टि पद्धति का उपयोग करके जानकारी प्रदर्शित की जाती है। ऐसे खाते जो एक व्यापार लेनदेन में दोहरी प्रविष्टि पद्धति से प्रभावित होते हैं, ऑफसेट खाते कहलाते हैं।
लेखांकन में खातों का पत्राचार
व्यावसायिक लेन-देन तुलन पत्र में परिवर्तन का कारण बनते हैं जो दोहरी प्रकृति के होते हैं। वे दो परस्पर संबंधित लेखांकन मदों और दो तुलन पत्र मदों को प्रभावित करते हैं। लेखांकन खातों को समान वस्तुओं की स्थिति के साथ-साथ उनके आंदोलन को भी प्रतिबिंबित करना चाहिए, इसलिए प्रत्येक ऑपरेशन को कम से कम दो परस्पर जुड़े खातों पर एक ही राशि में प्रदर्शित किया जाना चाहिए। लेन-देन डेटा की दोहरी प्रविष्टि खातों के बीच इन संबंधों के पते दिखाती है, इस संबंध को खाता पत्राचार कहा जाता है। संबंधित खातों को ऐसे खाते माना जाता है जो एक व्यापार लेनदेन में दोहरी प्रविष्टि विधि द्वारा प्रभावित होते हैं।
पत्राचार चालान तैयार करना
दोहरी प्रविष्टि में तीन मुख्य घटक शामिल हैं - संचालन का विवरण, क्रेडिट और डेबिट किए गए खाते, और इनमें से प्रत्येक घटक एक निश्चित राशि में व्यक्त किया जाता है। खातों को संख्यात्मक कोड दिए जाते हैं, उनकी संख्या, और संचालन की सामग्री को इसकी संख्या और राशि का उपयोग करके व्यक्त किया जा सकता है। प्रत्येक लेनदेन को एक अनुक्रमिक संख्या सौंपी जानी चाहिए, यह इस व्यापार लेनदेन के प्रतिबिंब को इंगित करता है। इस प्रयोजन के लिए रोकड़ बही, पंजीकरण जर्नल तथा अन्य लेखा रजिस्टर रखे जाते हैं।
व्यापार लेनदेन नियंत्रण उद्देश्यों के लिए पंजीकृत हैं, पहले उन्हें कालानुक्रमिक पंजीकरण में एक पूर्ण अधिनियम के रूप में प्रदर्शित किया जाता है, दस्तावेजी साक्ष्य के साथ, और फिर सिस्टम पंजीकरण में ऑफसेटिंग खातों में लेनदेन पोस्ट करने के रूप में प्रदर्शित किया जाता है।
लेखांकन खातों में दोहरी प्रविष्टि का मूल्य
एक नियम के रूप में, व्यापार लेनदेन की सामग्री लेखांकन खातों पर नहीं लिखी जाती है, इसे एक विशिष्ट संख्या के संदर्भ से बदल दिया जाता है, और खातों में पोस्ट करने के परिणाम एक मौद्रिक समकक्ष में व्यक्त किए जाते हैं। एक दोहरी प्रविष्टि में परस्पर ऑफसेट खातों पर वस्तुओं में परिवर्तन को दर्शाने वाली जानकारी होती है, साथ ही साथ लेखांकन वस्तुओं की गति की दिशा की प्रकृति भी होती है। इसमें चल रही व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बारे में सभी जानकारी भी शामिल है, इसका उपयोग लेनदेन की विश्वसनीयता को नियंत्रित करने और लेखांकन खातों की प्रणाली में उनके प्रतिबिंब की शुद्धता की जांच करने के लिए किया जाता है। विश्वसनीयता डेबिट और क्रेडिट लेनदेन के रिकॉर्ड के साथ-साथ खाता शेष राशि को समेट कर प्राप्त की जाती है। यदि टर्नओवर और बैलेंस में कोई समानता नहीं है, तो यह उन त्रुटियों के बारे में संकेत देता है जो खातों पर डेटा दर्ज करते समय की गई थीं।
