माल के लेखांकन को औपचारिक रूप से तीन चरणों में विभाजित किया जा सकता है: प्राप्ति, भंडारण और बिक्री में स्थानांतरण। विक्रेता से प्राप्त होने पर, कानून के अनुसार, माल के साथ खेप नोट, वेबिल, चालान आदि जैसे दस्तावेज होने चाहिए। यदि डिलीवरी के दौरान सभी दस्तावेज प्रदान नहीं किए गए थे, तो माल एक कमीशन समझौते के तहत तैयार किया जाता है और एक स्वीकृति प्रमाण पत्र जारी किया जाता है।
अनुदेश
चरण 1
संगठन के एक कर्मचारी को पावर ऑफ अटॉर्नी लिखें जो लोहे के अनुबंध के तहत या हवाई मार्ग से प्राप्त माल को स्वीकार करेगा। उसे पासपोर्ट के साथ माल की प्राप्ति के स्थान पर उपस्थित होना चाहिए। स्टेशन पर या परिवहन के अन्य माध्यमों से माल स्वीकार करते समय, प्रतिनिधि को परिवहन के स्थान (वैगन या कंटेनर) की स्थिति की जांच करनी चाहिए जिसमें माल वाहक के प्रतिनिधियों की उपस्थिति में वितरित किया गया था। उसके बाद, वह माल को कंसाइनमेंट नोट के अनुसार स्वीकार करता है, जिसकी एक प्रति विक्रेता के पास रहती है, दूसरी आपको खरीदार के रूप में सौंपी जानी चाहिए।
चरण दो
गोदाम में माल प्राप्त होने पर, चालान और साथ के दस्तावेजों की एक प्रति लेखा विभाग को प्रस्तुत की जानी चाहिए।
चरण 3
यदि माल की मात्रा या उनकी गुणवत्ता प्रस्तुत दस्तावेजों के अनुरूप नहीं है, तो एक अधिनियम लिखें जिसमें माल प्राप्त करने वाले कर्मचारी और आपूर्तिकर्ता के प्रतिनिधि के हस्ताक्षर होने चाहिए।
चरण 4
माल प्राप्त करने के बाद, अटॉर्नी की शक्तियों के लेखांकन की पुस्तक (जर्नल) में साथ के दस्तावेजों की संख्या और तारीख दर्ज करें।
चरण 5
एक रसीद लिखें जो गोदाम में माल की प्राप्ति को रिकॉर्ड करती है। यदि आप एक वैट भुगतानकर्ता हैं, तो लेन-देन में एक चालान जैसे दस्तावेज़ होना चाहिए। इसकी रसीद खरीद पुस्तिका में दर्ज करें।
चरण 6
उत्पाद बेचते समय, चार प्रतियों में एक चालान लिखें: पहले दो आपके पास रहते हैं (लेखा के लिए और गोदाम में लेखांकन के लिए), अन्य दो खरीदार को पास किए जाते हैं (खरीदार के गोदाम में लेखांकन और जमा करने के लिए)।
चरण 7
कंसाइनमेंट नोट के लिए, यदि आप वैट भुगतानकर्ता हैं, तो तीन प्रतियों में चालान जारी करना सुनिश्चित करें। एक कॉपी छोड़ दो, बाकी दो खरीदार को दे दो। इनवॉयस को सेल्स लेज़र में सहेजा और पोस्ट किया जाना चाहिए।
चरण 8
यदि लेन-देन के समय गोदाम में आवश्यक मात्रा में माल नहीं है, तो वास्तव में जारी माल की मात्रा के साथ एक चालान लिखें। खरीदार या उसके प्रतिनिधि को वेसबिल पर माल की रसीद पर हस्ताक्षर करना चाहिए। वह माल, दस्तावेज, गुणवत्ता प्रमाण पत्र आदि की उपलब्धता की जांच करता है। उसके बाद, आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति अपने संगठन के गोदाम के क्षेत्र में सामान पहुंचाता है और उसे स्टोरकीपर को सौंप देता है।
चरण 9
यदि आप एक वैट भुगतानकर्ता हैं, तो खरीद पुस्तक और बिक्री पुस्तक के आधार पर बजट में भुगतान किए जाने वाले मूल्य वर्धित कर की राशि की गणना करें।
चरण 10
ट्रेडिंग प्रक्रिया के दौरान प्राप्त और जारी किए गए दस्तावेजों के आधार पर नियामक अधिकारियों को रिपोर्ट करें।
