एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ीकरण क्रम में रखा जाना चाहिए। अन्य व्यावसायिक पत्रों के बीच माल की आपूर्ति के लिए आवश्यक अनुबंध को ढूंढना आसान बनाने के लिए, उनके लिए एक अलग शेल्फ या फ़ोल्डर बनाने के लायक है। लेकिन इतना ही नहीं। अनुबंधों को स्वयं भी सुव्यवस्थित करने की आवश्यकता है।
अनुदेश
चरण 1
उन सभी अनुबंधों को इकट्ठा करें जिन्हें आप व्यवस्थित करना चाहते हैं और उनका मूल्यांकन करें। ध्यान दें कि वे कितनी बार निष्कर्ष निकालते हैं और किन भागीदारों के साथ। इससे आपको दस्तावेज़ों को वर्गीकृत करने का तरीका चुनने में मदद मिलेगी।
चरण दो
यदि कई साझेदार हैं, तो उनके समापन की तारीख तक अनुबंधों को आदेश देने की विधि अधिक उपयुक्त है। इस घटना में, कि लंबी अवधि में, समान फर्मों के साथ अनुबंध संपन्न होते हैं, उन्हें प्रतिपक्षों द्वारा एक अलग श्रेणी (फ़ोल्डर) में समूहीकृत किया जा सकता है। और कुछ मामलों में, साझेदार फर्मों के नाम से अनुबंधों को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित करने के लिए पर्याप्त है।
चरण 3
आप जो भी तरीका चुनें, ध्यान रखें कि भारी फोल्डर का उपयोग करना बहुत असुविधाजनक होता है। अनुबंधों की समीक्षा करें और सामान्य स्टैक से समाप्त हो चुके अनुबंधों को हटा दें। उनके लिए एक अलग फोल्डर बनाएं। ऐसे अनुबंधों को अक्सर समय-समय पर ही संपर्क किया जाता है; रोजमर्रा के काम में उनकी आवश्यकता नहीं होती है।
चरण 4
कालानुक्रमिक क्रम में अनुबंधों की व्यवस्था करते समय, अभिलेखों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के सामान्य सिद्धांतों का पालन करें। उन फ़ोल्डरों में जो अक्सर उपयोग किए जाते हैं, हाल ही में संपन्न अनुबंध शीर्ष पर स्थित होते हैं। निर्माण की पूर्व तिथि वाले दस्तावेज़ नीचे दिए गए हैं। संग्रह में दाखिल करते समय, इसके विपरीत, पहला शीर्ष पर होना चाहिए, और सबसे हाल ही में संपन्न अनुबंध नीचे होना चाहिए।
चरण 5
एक श्रेणी को दूसरे से नेत्रहीन रूप से अलग करने के लिए मार्कर, टैग, बुकमार्क और अन्य स्टेशनरी का उपयोग करें। सुनिश्चित करें कि ऐसे सीमांकक फ़ोल्डर में स्पष्ट रूप से दिखाई दे रहे हैं। इससे आवश्यक दस्तावेजों की खोज में काफी सुविधा होगी।
चरण 6
माल की आपूर्ति के लिए सभी अनुबंध एक फ़ोल्डर में उपयुक्त तरीके से निर्धारित किए जाने के बाद, दस्तावेजों का एक रजिस्टर तैयार करना सुनिश्चित करें। इसे कवर पर रखें या सभी अनुबंधों के शीर्ष पर एक फ़ोल्डर में रखें। रजिस्ट्री में खाली लाइनें छोड़ दें। नया अनुबंध निवेश करते समय, इसके बारे में जानकारी रजिस्टर में दर्ज करें।
