मामलों को संग्रह में तैयार करना और जमा करना कार्यप्रवाह का एक अभिन्न अंग है। उनका पंजीकरण संगठन में उस क्षण से शुरू होता है जब से दस्तावेज़ दाखिल किए जाते हैं, और कैलेंडर वर्ष या भंडारण अवधि के अंत में संग्रह में स्थानांतरण के साथ समाप्त होते हैं। कुछ मामलों में, फाइलें एक वर्ष से अधिक समय तक रखी जाती हैं। इनमें शामिल हैं, उदाहरण के लिए, कार्मिक रिकॉर्ड से संबंधित दस्तावेज़।
अनुदेश
चरण 1
ताकि संग्रह में मामले दर्ज करने की प्रक्रिया में अधिक समय न लगे, आपको वर्तमान कार्यप्रवाह के दौरान उनके पंजीकरण के नियमों का पालन करना चाहिए। स्थायी या अस्थायी भंडारण के लिए मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय, आपको दस्तावेजों, नंबर शीटों को सिलाई करने, अंतिम शिलालेख तैयार करने की आवश्यकता होती है, यदि कार्य निर्देशों द्वारा प्रदान किया जाता है, और एक आंतरिक सूची भी तैयार की जाती है।
चरण दो
उसी समय, संगठन या उद्यम का नाम, मामलों के नामकरण के अनुसार सूचकांक, मामले के खुलने और बंद होने की तारीख, साथ ही भंडारण अवधि को फाइल के शीर्षक पृष्ठ पर इंगित किया जाता है। पुरालेख पर।
चरण 3
संग्रहीत किए जाने वाले दस्तावेज़ एक अलग हार्डकवर फ़ोल्डर में फ़ाइल किए जाते हैं। यदि दस्तावेज़ विशेष मूल्य का है, तो एक नियम के रूप में, इसे सिला नहीं जाता है, लेकिन एक फ़ाइल या लिफाफे में डाल दिया जाता है और मामले से जुड़ा होता है। सिले और क्रमांकित मामले के अंत में, एक सत्यापन पत्रक रखा जाता है, और शुरुआत में - एक आंतरिक सूची। इस मामले में, मामले की मोटाई 40 मिमी से अधिक नहीं होनी चाहिए, और चादरों की संख्या 250 से अधिक नहीं होनी चाहिए।
चरण 4
ऐसे मामलों के लिए जो संग्रह में स्थायी रूप से और साथ ही अस्थायी रूप से संग्रहीत हैं, लेकिन 10 वर्षों से कम नहीं, मामलों को संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए एक सूची तैयार की जाती है। उसी समय, कर्मियों के रिकॉर्ड से संबंधित दस्तावेजों के लिए एक अलग सूची तैयार की जाती है। इसमें मामलों के नाम दर्ज किए जाते हैं, जिनमें से प्रत्येक को एक सीरियल नंबर दिया जाता है, और एक नामकरण कोड भी इंगित किया जाता है। यदि फ़ाइलें संगठन के संग्रह में रहती हैं, तो सूची दो प्रतियों में बनाई जाती है। अगर फाइलों को राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरित किया जाना है, तो चार प्रतियां होनी चाहिए।
चरण 5
10 साल से कम समय तक पूरा होने के बाद भंडारण के अधीन होने वाले मामलों को संगठन के प्रबंधन के विवेक पर संग्रहीत किया जा सकता है। मामलों को जमा करने की आवश्यकता संग्रह के कार्यभार, पुराने दस्तावेजों तक पहुंच की आवृत्ति आदि पर निर्भर करेगी।
