एक व्यावसायिक पत्र व्यावसायिक पत्राचार का मुख्य तत्व है। कंपनी की सकारात्मक छवि तैयार किए गए दस्तावेज़ की साक्षरता पर निर्भर करती है। व्यावसायिक पत्र कंपनी के सचिवों और सहायक अधिकारियों द्वारा लिखे जाते हैं।
एक व्यावसायिक पत्र लिखना
एक व्यावसायिक पत्र लिखना आवश्यक रूप से एक लक्ष्य है: सहयोग की पेशकश करना, संगठन को बिक्री बढ़ाना, माल के भुगतान की प्रक्रिया में तेजी लाना, दावा करना, किसी चीज़ के लिए धन्यवाद देना, एक सौदा समाप्त करना, बधाई देना। पत्र की रचना एक विशिष्ट उद्देश्य से की जानी चाहिए और इसे यथासंभव व्यक्त किया जाना चाहिए। उस कंपनी के विवरण का पता लगाना सुनिश्चित करें जहां आप पत्र भेजने जा रहे हैं। आपको संभावित पार्टनर के बारे में ज्यादा से ज्यादा जानने की जरूरत है।
अक्सर, कंपनियां माल या सेवाओं की पेशकश करने वाले बहुत सारे पत्र भेजती हैं, लेकिन साथ ही साथ पतेदारों के बारे में न्यूनतम जानकारी होती है। यह सभी नौसिखिए व्यवसायियों की मुख्य गलती है। आखिरकार, पत्र प्राप्त करने वाले के लिए यह जानना हमेशा अधिक सुखद होता है कि उन्हें व्यक्तिगत रूप से संबोधित किया जा रहा है। उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति को नाम से संबोधित करना एक सफल बिक्री पत्र का आधार है। और यहां तक कि अगर आप पता करने वाले का नाम नहीं जानते हैं, तो किसी भी स्थिति में, आप उस व्यक्ति की स्थिति को संक्षिप्त संस्करण में नहीं लिख सकते हैं जब उसका जिक्र किया जाता है।
व्यापार पत्र डिजाइन
आदर्श रूप से, प्रत्येक कंपनी का अपना ब्रांड नाम होता है। यह उस पर है कि एक व्यावसायिक पत्र तैयार किया गया है। लेटरहेड में हमेशा संगठन का नाम, वास्तविक और कानूनी स्थान, संपर्क, वेबसाइट, ईमेल पता, लोगो और संगठन के बारे में अन्य जानकारी होती है। व्यापार पत्र मार्जिन: नीचे, ऊपर, दाएं और बाएं मानक आकार हैं। बायां हाशिया 3 सेमी है क्योंकि सभी दस्तावेज फाइलिंग के लिए भेजे जाते हैं। दायां हाशिया - 1.5 सेमी. ऊपर और नीचे इंडेंटेशन: 1 सेमी.
प्रत्येक व्यावसायिक पत्र मध्य में एक छोटी और आकर्षक शीर्षक के साथ शुरू होता है। शीर्षक निश्चित रूप से पाठ की सामग्री को प्रकट करेगा। व्यावसायिक पत्र के शीर्षलेख में शामिल हैं: प्राप्तकर्ता कंपनी का पूरा नाम, साथ ही प्राप्तकर्ता व्यक्ति की स्थिति (ऊपरी दाएं कोने में)। शीर्षलेख के नीचे ऊपरी बाएँ कोना पंजीकरण (आउटगोइंग) अक्षर संख्या और तिथि को इंगित करने का स्थान है। यदि कोई व्यावसायिक पत्र प्रतिक्रिया पत्र के रूप में लिखा जाता है, तो आपको यह संकेत करना चाहिए कि यह पत्र किस दस्तावेज़ पर प्रतिक्रिया करता है। एक व्यावसायिक पत्र का शीर्षक दस्तावेज़ की तिथि और संख्या के बाद इंगित किया गया है। प्रेषक के हस्ताक्षर पत्र के अंत में इंगित किए गए हैं। साथ ही पूरा नाम और पद लिखा होना चाहिए।
यदि पत्र में कंपनी के बारे में कोई वित्तीय डेटा है, तो मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर भी नीचे होने चाहिए। हस्ताक्षरों का क्रम इस प्रकार है: पहला, सामान्य निदेशक के हस्ताक्षर, और उसके नीचे मुख्य लेखाकार। साथ ही, पत्र के अंत में हस्ताक्षर के साथ संगठन की आधिकारिक मुहर भी लगाई जाती है। औपचारिक व्यावसायिक पत्राचार के लिए टाइम्स न्यू रोमन 12वीं आकार और एकल रिक्ति मानक है। यह एक व्यावसायिक पत्र भेजने की प्रथा है, जो एक गंभीर प्रस्ताव है, मेल द्वारा, न कि फैक्स या ई-मेल द्वारा। कूरियर व्यक्तिगत रूप से प्रबंधक या सचिव को पत्र भेजता है। इस तरह के पत्र को एक बड़े कंपनी के लिफाफे में दिया जाना चाहिए, जो टाइपोग्राफिक विधि द्वारा मुद्रित किया जाता है। यह सब कंपनी की अनुकूल छवि बनाने का काम करता है।
