हर दिन, इच्छुक व्यवसायी नियमित और इलेक्ट्रॉनिक दोनों तरह से सैकड़ों पत्र भेजते हैं। प्राप्तकर्ताओं के बारे में थोड़ा भी विचार किए बिना, अक्सर, उन्हें बड़ी मात्रा में भेजा जाता है। नतीजतन, ये पत्र अनुत्तरित रहते हैं। इसका कारण व्यावसायिक संदेश की गलत रचना है।
अनुदेश
चरण 1
इससे पहले कि आप एक पत्र लिखना शुरू करें, उस कंपनी के विवरण का अध्ययन करें जिसे आप लिखने जा रहे हैं। एक संभावित साथी के बारे में सब कुछ पता करें। तभी आप पत्र लिखना शुरू कर सकते हैं। नाम और संरक्षक द्वारा व्यक्ति को संबोधित करें। यह उसके प्रति आपके सम्मान पर जोर देगा और उसे सकारात्मक भावनाएं देगा। इस प्रकार, आप उसके स्थान को प्राप्त करेंगे।
चरण दो
पत्र में आवश्यक रूप से एक शीर्षक होना चाहिए जो पाठ की सामग्री को प्रकट करता हो। प्राप्तकर्ता के लिए पत्रों को छांटना आवश्यक है, क्योंकि किसी भी संगठन में प्रतिदिन बड़ी संख्या में संदेश आते हैं। इसलिए, यदि आपका प्रस्ताव बिना शीर्षक के है, तो उस पर ध्यान नहीं दिया जा सकता है। एक छोटा सा एनोटेशन भी लिखें। यह आपके पत्र की खोज को सरल करेगा, यदि कुछ समय बाद आपके प्रस्ताव में रुचि होगी।
चरण 3
तारीफों की उपेक्षा न करें। उदाहरण के लिए, परिचय में आप लिख सकते हैं कि ऐसी प्रसिद्ध कंपनी को सेवाएं प्रदान करना आपके लिए कितना सुखद होगा। अंत में, सहयोग के लिए अपनी आशा व्यक्त करें।
चरण 4
लिखित में सामान्य वाक्यांशों, अनावश्यक विशेषणों और परजीवी शब्दों के प्रयोग से बचें। अत्यधिक विनम्रता, बारंबार सर्वनाम और खाली विशेषण वाले वाक्यांशों के प्रयोग से बचें। पत्र का पाठ यथासंभव दृढ़ता से लिखा जाना चाहिए।
चरण 5
निर्देशात्मक वाक्यांशों का उपयोग न करें जैसे "यदि आप हमारे प्रस्ताव में रुचि रखते हैं तो हमसे फोन पर संपर्क करें"। इससे प्राप्तकर्ता को यह विश्वास हो सकता है कि प्रस्ताव उसके लिए रुचिकर नहीं हो सकता है। साथ ही, प्राप्तकर्ता महसूस कर सकता है कि आप उसे बता रहे हैं कि यह कैसे करना है। इस मामले में, बेहतर तरीके से लिखें कि विवरण पर चर्चा करने के लिए वह आपसे फोन पर संपर्क कर सके। अर्थ वही होगा, लेकिन वाक्यांश कम स्पष्ट लगेगा।
चरण 6
अपनी कंपनी की उपलब्धियों का वर्णन करते समय, वास्तविक परिणाम का संकेत देने वाली क्रियाओं का उपयोग करें। इनमें पूर्ण क्रियाएँ शामिल हैं: बढ़े हुए, निर्मित, निष्पादित, निर्मित, विकसित, आदि। इन क्रियाओं के प्रयोग से आपको अधिक सम्मान और दृढ़ता मिलेगी।
चरण 7
यदि आपके प्रस्ताव में बड़ी मात्रा में आपसी समझौता शामिल है, तो इसे कूरियर से बेहतर तरीके से भेजें। पत्र एक बड़ी कंपनी के लिफाफे में होना चाहिए और मुहरबंद होना चाहिए।
