व्यावसायिक पत्राचार कार्यप्रवाह का एक अभिन्न अंग है। संदेशों की रचना करना आवश्यक है ताकि प्रकाशन के मामले में इसे एक मुक्त शब्दांश और गलतियों के लिए शरमाना न पड़े। व्यापार भागीदारों को पत्र में एक अभिवादन होना चाहिए, बिंदु पर लिखा जाना चाहिए और एक विस्तृत हस्ताक्षर के साथ समाप्त होना चाहिए।
अनुदेश
चरण 1
यदि आप नहीं जानते कि प्राप्तकर्ता पत्र कब पढ़ेगा, तो अभिवादन में "नमस्ते" या "शुभ दिन" लिखें।
चरण दो
एक मानक फ़ॉन्ट और काले अक्षर चुनें। बहुरंगी शब्दों को पढ़ना आसान नहीं है, ध्यान भटकाते हैं और आपको पाठ के सार को समझने की अनुमति नहीं देते हैं। यदि आप किसी वाक्यांश को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो लिखें: "मैं आपका ध्यान आकर्षित करता हूं कि …"
चरण 3
व्यक्ति को नाम से, और श्रेष्ठ को - नाम और मध्य नाम से देखें। संपर्क करने से पहले, "प्रिय …" लिखें, निदेशक को टेबल पर व्यावसायिक पत्राचार मिल सकता है, इसलिए कम और बोलचाल के भावों से बचना बेहतर है।
चरण 4
अपने साथी को संबोधित करते समय, बड़े अक्षर के साथ "आप", "आप", "आपका" शब्द लिखें। यदि पत्र कई लोगों को संबोधित है, तो लोअरकेस का प्रयोग करें।
चरण 5
बाद के पाठ को सही ढंग से, सरल वाक्यों में, ऐसे शब्दों के उपयोग के बिना लिखा जाना चाहिए जो साथी को ज्ञात नहीं हो सकते हैं। यदि पाठ में तकनीकी शब्द या विदेशी भाव हैं, तो उन्हें समझना सुनिश्चित करें।
चरण 6
समस्या के सार के एक बयान के साथ अपना पत्र शुरू करें, और फिर रुचि के प्रश्न पूछें।
चरण 7
1/3 ए4 शीट को 12 प्रकार में फिट करने का प्रयास करें भारी संदेशों को समझना मुश्किल है, उन्हें अंत तक नहीं पढ़ा जाता है, या पूरे वाक्यों को छोड़ दिया जाता है। यदि आपको बहुत अधिक संवाद करने की आवश्यकता है, तो जानकारी को कई अक्षरों में विभाजित करें या विस्तृत विवरण के साथ एक फ़ाइल संलग्न करें। यदि प्राप्तकर्ता के लिए जानकारी महत्वपूर्ण है, तो वह निश्चित रूप से अनुलग्नक खोलेगा।
चरण 8
अपने व्यावसायिक पत्र के अंत में, "सादर, पहला और अंतिम नाम" लिखें। यदि पत्राचार ई-मेल द्वारा है, तो एक हस्ताक्षर लिखें जो सभी संदेशों के साथ होगा। निम्नलिखित जानकारी इंगित करें: - उपनाम, पहला नाम, यदि आवश्यक हो - संरक्षक; - पद; - संगठन का नाम; - पता; - फोन नंबर - काम और मोबाइल; - अतिरिक्त जानकारी - नारा, इच्छा, आदि, यदि प्रदान किया गया हो कॉर्पोरेट शैली द्वारा।
