पैसे की प्राप्ति के आधार पर किसी भी दस्तावेज़ को सही फॉर्म भरने की आवश्यकता होती है। यदि संगठन ने कर्मचारी को किसी भी जरूरत के लिए धन उपलब्ध कराया है, तो उसके लिए एक अग्रिम रिपोर्ट भरकर रिपोर्ट करना आवश्यक है।
एडवांस स्टेटमेंट किसे पूरा करना चाहिए
निदेशक संगठन को किसी भी कर्मचारी को यूं ही पैसा नहीं दे सकता। प्रारंभ में, उन कर्मचारियों की सूची निर्धारित की जानी चाहिए जो बाद की रिपोर्ट के साथ अग्रिम धनराशि प्राप्त करने के पात्र हैं। इसके लिए एक विशेष आदेश तैयार करना और जारी करना आवश्यक है।
यदि किसी अधीनस्थ को किसी व्यवसाय को करने के लिए धन की आवश्यकता होती है, तो उसे निदेशक को एक फ्री-फॉर्म स्टेटमेंट देना होगा। आवश्यक राशि और उस उद्देश्य को इंगित करना अनिवार्य है जिसके लिए धन का अनुरोध किया गया है। यदि निदेशक कथन से सहमत होता है, तो वह व्यक्तिगत रूप से कथन पर हस्ताक्षर करता है और इंगित करता है कि वह कितना धन लेने की अनुमति देता है और कितने समय के लिए।
यह इंगित करना महत्वपूर्ण है कि नकद केवल उस कर्मचारी को जारी किया जा सकता है जिसने पहले से प्राप्त सभी राशियों के लिए पूरी तरह से रिपोर्ट कर दी है।
कभी-कभी किसी कर्मचारी को पावर ऑफ अटॉर्नी की आवश्यकता हो सकती है, जिसे संगठन की ओर से स्थापित मॉडल नंबर M-2 या No. M-2a के अनुसार जारी किया जाना चाहिए। इन रूपों को 1997 में रूसी संघ की संघीय राज्य सांख्यिकी सेवा के एक डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था।
खर्च किए गए धन के लिए, जो संगठन के लेखा विभाग में जारी किया गया था, कर्मचारी को रिपोर्ट करना होगा। एक निश्चित समय सीमा है जिसमें आपको व्यय रिपोर्ट भरने और जमा करने की आवश्यकता होती है। यह आवेदन पत्र पर संगठन के प्रमुख द्वारा निर्दिष्ट अवधि के अंत से 3 दिन है।
यदि कर्मचारी को यात्रा की जरूरतों के लिए धन प्रदान किया गया था, तो उसे व्यापार यात्रा से लौटने के बाद अगले 3 कार्य दिवसों में उनका हिसाब देना होगा।
व्यय रिपोर्ट के लिए व्यय की पुष्टि कैसे की जाती है
यदि कर्मचारी के पास पैसा बचा है, तो वह उसे वैसे ही कैशियर को वापस नहीं कर पाएगा। सबसे पहले, आपको उन सभी दस्तावेजों को इकट्ठा करने की ज़रूरत है जो पुष्टि करते हैं कि पैसा ठीक उसी ज़रूरत के लिए खर्च किया गया था जिसके लिए उन्हें प्रदान किया गया था। ये नकद और बिक्री रसीदें, यात्रा के लिए टिकट, रसीदें, अधिनियम और सख्त रिपोर्टिंग के अन्य रूप हो सकते हैं।
ऐसे प्रत्येक दस्तावेज़ को प्राप्त करने के बाद, यह जांचना अनिवार्य है कि क्या तिथि, राशि और विवरण सुपाठ्य हैं।
कर्मचारी को सभी दस्तावेज लेखा विभाग को जमा करने होंगे।
यदि व्यय रिपोर्ट गलत तरीके से भरी जाती है तो क्या होता है
यदि कर्मचारी ने गलत तरीके से पूरा किया या 3 दिनों के भीतर अग्रिम रिपोर्ट नहीं दी, तो पर्यवेक्षी प्राधिकरण प्राप्त धन को आय के रूप में मानेगा, जिस पर बीमा प्रीमियम और व्यक्तिगत आयकर की गणना करना आवश्यक होगा। यदि बाद में कर्मचारी अभी भी सभी आवश्यक दस्तावेज और एक रिपोर्ट प्रदान करता है, तो एकाउंटेंट को पुनर्गणना करने की आवश्यकता होगी।
संगठन का एक अधिकृत कर्मचारी कर्मचारी के वेतन से उस राशि को रोक सकता है जिसके लिए रिपोर्ट प्रस्तुत नहीं की गई थी।
अग्रिम रिपोर्ट तैयार करने के लिए बुनियादी नियम
व्यय रिपोर्ट के प्रावधान के केंद्र में निम्नलिखित नियम हैं:
- अग्रिम रिपोर्ट को खर्च की गई राशि की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों द्वारा समर्थित होना चाहिए।
- दस्तावेज़ व्यापार यात्रा की समाप्ति के बाद, प्रबंधक द्वारा निर्दिष्ट अवधि, या बीमारी या छुट्टी के बाद काम पर जाने के क्षण से 3 कार्य दिवसों के बाद प्रस्तुत नहीं किए जाने चाहिए।
- एक विशेष प्रपत्र संख्या AO-1 में एक रिपोर्ट तैयार की जाती है। इसे अग्रिम रिपोर्ट के रूप का उपयोग करने की भी अनुमति है, जिसे संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।
- व्यय रिपोर्ट के अनुमोदन के लिए केवल प्रबंधक जिम्मेदार होना चाहिए।
- अग्रिम रिपोर्ट उस कर्मचारी द्वारा भरी जाती है जिसने पैसा खर्च किया था। साथ ही, कुछ जानकारी एक एकाउंटेंट द्वारा दर्ज की जानी चाहिए।
निम्नलिखित डेटा अग्रिम रिपोर्ट में इंगित किया जाना चाहिए:
- कर्मचारी को पैसा जारी करने वाली कंपनी के बारे में जानकारी।
- संगठन से धन प्राप्त करने वाले कर्मचारी के बारे में डेटा।
- जिस उद्देश्य के लिए आपको कंपनी के किसी कर्मचारी को पैसा देना होता है।
- रकम।
- पुष्टि के साथ सभी खर्चों पर डेटा।
- निधि शेष, यदि कोई हो।
अंत में, लेखा विभाग के कर्मचारी और कर्मचारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिन्होंने पैसा जारी किया और शेष प्राप्त किया।
अग्रिम विवरण पर कोई मोहर लगाने की आवश्यकता नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि दस्तावेज़ आंतरिक है। और संगठन से आगे नहीं जाता है। इसके अलावा, 2016 के बाद से, सभी कानूनी संस्थाओं, और न केवल व्यक्तिगत उद्यमियों को, अपने दस्तावेजों को अपने टिकटों और मुहरों के साथ समर्थन नहीं करने का पूरा अधिकार है।
रिपोर्ट एक ही प्रति में भरी जाती है। यह प्राथमिक दस्तावेज का हिस्सा है और आपको इसके डिजाइन में गलती नहीं करनी चाहिए। यदि किसी कारण से धब्बा या गलत भरने से बचना संभव नहीं था, तो बेहतर है कि एक नया फॉर्म लें और उसे नए तरीके से भरें।
व्यय रिपोर्ट कैसे भरें
ऐसा लगता है कि आंतरिक संचलन के लिए इस तरह के एक महत्वपूर्ण दस्तावेज को भरना बहुत मुश्किल होना चाहिए। लेकिन यह मौलिक रूप से गलत है। इसे पहली बार भरने के बाद, यदि आपको इसे फिर से भरने की आवश्यकता हो तो बाद में कोई कठिनाई नहीं होनी चाहिए।
कर्मचारी द्वारा निम्नलिखित क्रम में डेटा दर्ज किया जाना चाहिए:
- संगठन के पंजीकरण डेटा का उपयोग करते हुए, ओकेपीओ कोड और उद्यम का पूरा नाम दर्ज किया जाता है।
- शिलालेख "अग्रिम रिपोर्ट" के आगे के कॉलम में दस्तावेज़ संख्या और इसकी तैयारी की तारीख डालना आवश्यक है।
- दाईं ओर, थोड़ा खाली, खाली स्थान छोड़ना अनिवार्य है। संगठन के प्रमुख के रिकॉर्ड के लिए इसकी आवश्यकता होगी: शब्दों में राशि, रिपोर्ट के अनुमोदन की तिथि और हस्ताक्षर।
- नीचे, पूरी लाइन में उस कर्मचारी के बारे में जानकारी है जिसे अग्रिम धन प्राप्त हुआ था। यह इंगित करना आवश्यक है कि वह किस संरचनात्मक इकाई में काम करता है, उसका अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक और स्थिति। कर्मचारी की कार्मिक संख्या भी इंगित की गई है और अग्रिम की आवश्यकता क्यों थी।
यह व्यय रिपोर्ट के पहले भाग का समापन करता है। इसके अलावा, फॉर्म में दो टेबल हैं। उनमें से एक को धन प्राप्त करने वाले कर्मचारी द्वारा भी भरा जाता है। आपको अग्रिम भुगतान की कुल राशि और उस मुद्रा को दर्ज करना होगा जिसमें इसे जारी किया गया था। शेष राशि या अधिक व्यय का संकेत नीचे दिया जाना चाहिए।
दूसरी तालिका एक अधिकृत विशेषज्ञ द्वारा लेखा विभाग में पूरी की जाती है। इसमें लेखा खातों, उप-खातों और उनके माध्यम से गुजरने वाले धन पर डेटा होना चाहिए। लेन-देन कोड और सटीक मात्रा का संकेत दिया जाना चाहिए।
तालिकाओं के नीचे, यह इंगित करना आवश्यक है कि रिपोर्ट के साथ कितने दस्तावेज़ संलग्न हैं और इन दस्तावेज़ों में कितने पृष्ठ हैं।
सभी कॉलम भरने के बाद, मुख्य लेखाकार द्वारा दस्तावेजों की जांच की जानी चाहिए। परिणाम के अनुसार, उसे इसके लिए एक विशेष पंक्ति में रिपोर्टिंग राशि का संकेत देना होगा।
लेखाकार और मुख्य लेखाकार के नीचे उनकी प्रतिलेख के साथ हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। इसके अलावा, लेखा विभाग के एक कर्मचारी को शेष राशि या पुनर्गणना की राशि और नकद आदेश की संख्या का संकेत दिया जाना चाहिए, जिसके माध्यम से यह राशि पारित हुई। कैशियर जिसने शेष राशि प्राप्त की या अधिक व्यय के समान राशि जारी की, उसे भी अग्रिम विवरण पर हस्ताक्षर करना होगा।
वित्तीय रिपोर्ट का अगला भाग परक्राम्य है। इसमें दस्तावेजों के बारे में सभी आवश्यक जानकारी होनी चाहिए, जो इस तथ्य की पुष्टि करती है कि धन अनुरोधित जरूरतों पर खर्च किया गया था। इस भाग में, आपको निम्नलिखित डेटा दर्ज करना होगा:
- दस्तावेज़ जारी करने वाले प्रत्येक संगठन का विवरण।
- जारी करने की तिथि।
- नाम।
- सही राशि खर्च की गई।
- उस संख्या की संख्या जिसके द्वारा दस्तावेज़ में दर्शाई गई राशि पोस्ट की गई थी।
कर्मचारी को एक विशेष लाइन में टेबल के नीचे अपने हस्ताक्षर करने चाहिए। इस प्रकार, वह निर्दिष्ट जानकारी की शुद्धता की पुष्टि करेगा।
व्यय रिपोर्ट का अंतिम भाग कट-ऑफ भाग है। इसकी लेखाकार से एक रसीद होती है, जिसे वह कर्मचारी से खर्च किए गए धन की पुष्टि करने वाले दस्तावेज प्राप्त करने के बाद भरता है। आंसू-बंद भाग पर, यह इंगित करना आवश्यक है:
- कर्मचारी के बारे में जानकारी (पूरा नाम)।
- रिपोर्ट संख्या और जारी करने की तारीख।
- शब्दों में वह राशि जो कर्मचारी को जारी की गई थी।
- लागत साबित करने वाले रिपोर्टिंग दस्तावेजों की संख्या।
उसके बाद लेखा अधिकारी तारीख और हस्ताक्षर डालता है। प्राप्त डेटा के प्रमाण के रूप में वियोज्य भाग कर्मचारी को सौंप दिया जाना चाहिए।
