कई कंपनियां, उनके स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, वार्षिक गतिविधियों के परिणामों पर सालाना सार्वजनिक रिपोर्ट तैयार करती हैं। ये दस्तावेज़ आम जनता के लिए सूचना के स्रोत के रूप में काम करते हैं, और साथ ही, वे संगठन की प्रभावशीलता या अक्षमता के प्रत्यक्ष प्रमाण हैं।
कंपनी के भविष्य के भाग्य, संगठन की गतिविधियों का सार्वजनिक मूल्यांकन आदि पर शेयरधारकों की बैठक का निर्णय इस बात पर निर्भर कर सकता है कि वार्षिक रिपोर्ट कितनी अच्छी तरह तैयार की जाती है। दूसरे शब्दों में, एक विशेषज्ञ या संरचनात्मक इकाई जो वार्षिक रिपोर्ट विकसित करती है इस बात से अवगत होना चाहिए कि प्रतिष्ठा न केवल अंतिम दस्तावेज़ की गुणवत्ता पर निर्भर करती है, बल्कि उद्यम के आगे के विकास पर भी निर्भर करती है।
अक्सर, वार्षिक रिपोर्ट तैयार करने का कार्य विश्लेषणात्मक विभाग या अन्य संरचनात्मक इकाई पर पड़ता है जो वार्षिक अवधि के लिए पूरी कंपनी की गतिविधियों पर जानकारी एकत्र करने का कार्य करता है।
संगठन की गतिविधि के प्रकार और दर्शकों की प्रकृति के आधार पर जिसके लिए दस्तावेजों का इरादा है, रिपोर्ट को पाठकों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए आंतरिक दस्तावेजों या सार्वजनिक जानकारी की शैली में बनाए रखा जा सकता है। कंपनी के संस्थापक कर्मचारियों और शेयरधारकों को प्रस्तुत रिपोर्ट के लिए आंतरिक प्रलेखन की शैली का पालन किया जाता है। इस मामले में, रिपोर्ट में योजना में उल्लिखित प्रमुख उद्देश्यों को प्राप्त करने में वित्तीय प्रदर्शन, आर्थिक दक्षता और प्रदर्शन पर अधिक ध्यान दिया जाता है।
एक सार्वजनिक रिपोर्ट के लिए, जो एक नियम के रूप में, सार्वजनिक देखने के लिए आधिकारिक वेबसाइट पर प्रकाशित होती है, संगठन की गतिविधियों, उसके कार्यों और मिशन का अधिक विस्तृत विवरण आवश्यक है। प्रदान की गई कई सूचनाओं के लिए विस्तृत स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है, जिसके लिए एक अलग खंड तैयार किया जा रहा है। एक नियम के रूप में, विश्लेषणात्मक सेवाएं जनसंपर्क विशेषज्ञों के साथ निकट सहयोग में एक सार्वजनिक रिपोर्ट के विकास में लगी हुई हैं, जिनके पास इसके महत्व के आधार पर जानकारी को सही करने का अवसर है।
रिपोर्ट के लक्षित दर्शकों की प्रकृति के बावजूद, किसी भी अंतिम दस्तावेज़ को स्पष्ट रूप से वर्गों में बांटा गया है। पहले खंड में, एक नियम के रूप में, संगठन के सामने निर्धारित कार्य और उनकी उपलब्धि के परिणाम दिए गए हैं। वर्ष के लिए वित्तीय परिणाम और उत्पादन परिणाम निम्नलिखित हैं।
अंतिम खंड, एक नियम के रूप में, कंपनी की सामाजिक गतिविधियाँ हैं। एक नियम के रूप में, यह जानकारी एक सार्वजनिक रिपोर्ट में निहित है, जो कंपनी की सामाजिक रूप से उन्मुख नीति के परिणाम प्रदान करती है। रिपोर्ट में शामिल करने के लिए सामग्री के रूप में, सामाजिक समर्थन, धर्मार्थ गतिविधियों के परिणाम आदि के क्षेत्र में उच्च योग्यता के लिए संगठन के प्रतिनिधियों को पुरस्कृत करने के बारे में जानकारी ली जाती है।
यह याद रखना चाहिए कि रिपोर्ट में परिलक्षित होने वाली जानकारी का चयन करते समय, प्रदान की गई जानकारी की निष्पक्षता को संरक्षित करना आवश्यक है। इस नियम का पालन किया जाना चाहिए, भले ही कुछ संकेतकों में कंपनी की गतिविधियों के परिणाम आदर्श से बहुत दूर हों या अपर्याप्त प्रदर्शन का संकेत देते हों। इस बारे में बोलते हुए, रिपोर्ट में उन संभावित कारणों को दर्शाया जाना चाहिए जिनके कारण इस तरह के परिणाम सामने आए, साथ ही दर्शकों का ध्यान भविष्य की अवधि में समस्या को खत्म करने के दृढ़ इरादे पर केंद्रित करना चाहिए।
