संगठन की वार्षिक रिपोर्ट (इसके बाद एआर के रूप में संदर्भित), व्यवसाय के पैमाने की परवाह किए बिना, वित्तीय संचार का मुख्य साधन है। कुछ देशों में नागरिक सुरक्षा की सामग्री, दायरा और डिजाइन, उदाहरण के लिए, यूके में, जनता द्वारा सक्रिय रूप से चर्चा की जाती है, और ऐसे दस्तावेजों के लिए प्रतियोगिताओं की भी व्यवस्था की जाती है। ऐसे GOs की तैयारी और उत्पादन में बहुत पैसा लगता है, और वे अक्सर बड़ी मात्रा में जारी किए जाते हैं।
GO औपचारिक वित्तीय रिपोर्टिंग है। शेयरधारकों को हर साल GO भेजा जाता है। GO वाणिज्यिक संगठनों और गैर-व्यावसायिक संगठनों दोनों द्वारा तैयार किया जाता है। इस दस्तावेज़ के अनुसार, कोई व्यक्ति वर्ष के लिए कंपनी की गतिविधियों का न्याय कर सकता है, आने वाले वर्ष के लिए इसकी अनुमानित स्थिति, कोई इसकी वर्तमान स्थिति और संभावनाओं को देख सकता है।
GO उपयोगकर्ताओं को इससे परिचित कराता है:
• उस उद्योग का एक सामान्यीकृत विवरण जिसमें संगठन भाग लेता है;
• आय का लेखापरीक्षित विवरण, वित्तीय स्थिति, नकदी प्रवाह और विवरणों के नोट;
• व्यवसाय की वित्तीय स्थिति का विश्लेषण और पिछले दो वर्षों के दौरान प्राप्त परिणाम;
• पिछले वर्ष के लिए संगठन की गतिविधियों का विवरण;
• उद्यम के विभिन्न व्यावसायिक क्षेत्रों के बारे में जानकारी;
• शेयरों और लाभांशों का बाजार मूल्य।
यह न्यूनतम HO का उदाहरण है। ऐसा दस्तावेज़ आमतौर पर केवल कुछ पृष्ठों पर फिट बैठता है। स्वाभाविक रूप से, इसकी लागत थोड़ी है (दुर्लभ मामलों को छोड़कर)। इसकी तुलना किसी दस्तावेज़ की फोटोकॉपी से की जा सकती है। इन रिपोर्टों को बनाने वाले संगठनों का लक्ष्य केवल कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करना है।
बहुत से व्यवसाय GO को प्रभावी और परेशानी मुक्त मार्केटिंग टूल के रूप में देखते हैं जो उनके व्यवसाय के भाग्य पर उनके विचारों को फैलाने में मदद करते हैं। दूसरे शब्दों में, कई मध्यम और बड़ी कंपनियां उन रिपोर्टों पर बहुत पैसा खर्च करती हैं जो वास्तव में आकर्षक और सूचनात्मक होती हैं। इस प्रकार के GO को सुरक्षित रूप से एक फोरम कहा जा सकता है जिसके माध्यम से एक कंपनी अपने दृष्टिकोण, प्रभाव, उपदेश, व्याख्या और किसी भी मुद्दे और विषयों पर चर्चा करती है।
शेयरधारकों को एक खुला पत्र अक्सर सार्वजनिक कंपनी रिपोर्टिंग के लिए टोन सेट करता है। इस तरह के पत्र आमतौर पर पिछले वर्ष के परिणाम, कंपनी की पहल और रणनीतियों, बाजार की स्थितियों, महत्वपूर्ण व्यावसायिक घटनाओं, नए प्रबंधकों और निदेशकों जैसे पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करते हैं। इस दस्तावेज़ पर निदेशक मंडल के अध्यक्ष द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं। कंपनी के अध्यक्ष या उसके मुख्य परिचालन अधिकारी हो सकते हैं।
इनमें से कुछ पत्रों में एक दर्जन या अधिक पृष्ठ हो सकते हैं और इसमें सीईओ के विभिन्न पोज में फोटो शामिल हो सकते हैं।
अधिक बार, हालांकि, ये अक्षर काफी छोटे होते हैं और केवल 3000 शब्द या उससे भी कम होते हैं।
GO को अक्सर किसी विषय या अवधारणा को बढ़ावा देने के लिए एक उपकरण के रूप में उपयोग किया जाता है जिसे संगठन के प्रबंधन (मार्केटिंग हाई-प्रोफाइल आंकड़े) द्वारा समर्थित किया गया है। इस मामले में, "भविष्य की वास्तविकताओं के लिए तैयारी" या "आईटी युग की जरूरतों को पूरा करना" जैसे वाक्यांश सामने आ सकते हैं। अन्य बातों के अलावा, नागरिक समाज में कभी-कभी व्यक्तिगत घटनाएं या चालू वर्ष में हुई आर्थिक स्थितियां शामिल होती हैं।
ऐसे उद्यम हैं जो अपनी रिपोर्ट में विभिन्न मील के पत्थर और वर्षगाँठ निर्धारित करते हैं, दर्शकों को अपनी सफलताओं का प्रदर्शन करते हुए, उनकी विश्वसनीयता और गुणवत्ता पर जोर देते हैं। अन्य संगठन एक सिद्ध प्रारूप में बड़ी और बहु-पक्षीय रिपोर्ट तैयार करते हैं जिसका वे सालाना उपयोग करते हैं और आमतौर पर डेटा अपडेट से संबंधित मामूली बदलाव करते हैं।
किसी भी मामले में, सबसे अच्छा एचओ वह है जो लाभदायक विकास के लिए उपयोग की जाने वाली रणनीतियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है और संगठन को अनुकूल रोशनी में प्रदर्शित करता है।
