एक पूर्व भुगतान चालान एक एकीकृत रूप नहीं है और इसे मनमाने तरीके से जारी किया जा सकता है। चालान में सामान और विक्रेता का भुगतान विवरण होना चाहिए जो भुगतान को स्थानांतरित करने के लिए पर्याप्त हो।
अनुदेश
चरण 1
चालान की तारीख और उसकी संख्या का संकेत दें। प्रीपेमेंट अकाउंट नंबर कोई भी नंबर हो सकता है, अगर कंपनी समान नंबरिंग प्रक्रिया प्रदान नहीं करती है। खाते में नंबर भी नहीं हो सकता है। खाता एक निश्चित अवधि के लिए वैध या अनिश्चित हो सकता है। इसे बनाते समय इस आवश्यकता को नोट कर लें।
चरण दो
चालान में उस वस्तु के बारे में आवश्यक जानकारी शामिल करें जिसके लिए भुगतान किया जा रहा है। वितरित उत्पादों (टुकड़ों, वजन या मात्रा) के लिए इकाई मूल्य और माप की इकाइयों को निर्दिष्ट करें। भुगतान किए जाने वाले उत्पादों की संख्या और कुल चालान राशि दर्ज करें। अंतिम राशि को शब्दों में निर्दिष्ट करें।
चरण 3
चालान पर उस भुगतान विवरण के बारे में विस्तार से लिखें जिसमें भुगतान स्थानांतरित किया जाना चाहिए। एक वर्ण में त्रुटि के कारण बैंक भुगतान आदेश वापस कर सकता है।
चरण 4
चालान में संपर्क जानकारी इंगित करें ताकि भुगतानकर्ता को भुगतान दस्तावेज़ बनाने के चरण में सभी समझ से बाहर होने वाले बिंदुओं को स्पष्ट करने का अवसर मिले। यदि बैंक को भुगतान संसाधित करने के लिए स्पष्टीकरण और स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, तो अनुरोध में पांच कार्यदिवस लग सकते हैं।
चरण 5
माल प्राप्त होने पर पावर ऑफ अटॉर्नी पेश करने के लिए अपने चालान में एक अनुस्मारक शामिल करें। भुगतान किए गए सामान की प्राप्ति के स्थान और शिपमेंट के लिए जिम्मेदार कर्मचारी के बारे में जानकारी निर्दिष्ट करें।
चरण 6
माल का वितरण करने वाले संगठन के प्रमुख द्वारा पूर्व भुगतान के लिए एक चालान पर हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। किसी अधिकृत कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर करना संभव है। हस्ताक्षर संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित है।
चरण 7
एक बड़े व्यापार संगठन में, प्रीपेमेंट इनवॉइस के निर्माण से माल की आवाजाही और वर्कफ़्लो की श्रृंखला शुरू होती है। खाता संख्या को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में शामिल किया जा सकता है और खरीदार / ग्राहक का नंबर / व्यक्तिगत खाता हो सकता है। चालान की तारीख गोदाम में माल के आरक्षण के लिए प्रारंभिक बिंदु है।
चरण 8
खरीदारों के लिए एक व्यापार संगठन में संचालित एक बोनस कार्यक्रम के साथ, खाते में बोनस के संचय और उपयोग की शर्तें निर्धारित की जा सकती हैं।
