चालान - सामान खरीदने या कुछ सेवाएं प्रदान करने के लिए आपूर्तिकर्ता और खरीदार के बीच एक समझौते का दस्तावेजी सबूत। भागीदारों के लिए सबसे उपयुक्त प्रदर्शन विकल्प चुनने की क्षमता दोनों इच्छुक पार्टियों के लिए उपयोगी होगी।
यह आवश्यक है
- - पीसी स्थापित विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम और इंटरनेट एक्सेस के साथ;
- - माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रोग्राम;
- - मुद्रक;
- - चित्रान्वीक्षक;
- - फैक्स;
- - किसी संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी की मुहर;
- - डाक लिफाफा;
- - डाक आइटम की डिलीवरी की अधिसूचना;
- - तरल स्याही वाला पेन।
अनुदेश
चरण 1
अपना मूल चालान तैयार करें। इसे एक्सेल में तैयार करें, इसे एक प्रिंटर पर प्रिंट करें, इसे उद्यम के प्रमुख और मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर के साथ प्रमाणित करें। कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी की मुहर के साथ दस्तावेज़ को सील करें।
चरण दो
यदि एक व्यक्तिगत उद्यमी या मुख्य लेखाकार के कार्यों को करने वाली कंपनी का प्रमुख एक चालान जारी करता है, तो वह अपने दोनों पदों के लिए ऐसा करते हुए दो बार अपना हस्ताक्षर करता है।
चरण 3
स्कैन किया गया चालान भुगतान के लिए पर्याप्त आधार है। दस्तावेज़ की एक प्रति ग्राहक या माल के खरीदार को ई-मेल द्वारा भेजी जाती है, जिसमें उसके बाद मूल के प्रावधान होते हैं। ऐसा समझौता विकल्प उन भागीदारों के लिए सुविधाजनक है जो एक दूसरे से काफी दूरी पर हैं।
चरण 4
यदि भुगतानकर्ता विदेश में है, तो इनवॉइस का इलेक्ट्रॉनिक संस्करण पर्याप्त है। ऐसे मामलों में, यह इंगित किया जाता है कि दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत किया गया है और हस्ताक्षर और मुहरों के बिना मान्य है। सभी कार्यों पर भागीदारों द्वारा चर्चा की जाती है और आपसी सहमति से लागू किया जाता है।
चरण 5
फैक्स द्वारा चालान भेजते समय, दस्तावेज़ डालें, भागीदार का नंबर डायल करें और संदेश भेजें। डिलीवरी की पुष्टि प्राप्त करें। यदि भागीदार एक ही शहर में या कम दूरी पर हैं, तो मूल चालान स्वयं वितरित करें या एक कूरियर सेवा का उपयोग करें।
चरण 6
मेल द्वारा मूल चालान भेजना सबसे लोकप्रिय, सस्ता, लेकिन समय लेने वाला विकल्प है। अपने निकटतम डाकघर में जाएँ। दस्तावेज़ को A4 लिफाफे में संलग्न करें, प्राप्तकर्ता और प्रेषक के पते उचित रूप में लिखें। डाक के लिए भुगतान करें और एक साधारण या अनुकूलित संदेश चुनकर अपने साथी को एक चालान भेजें। कृपया ध्यान दें कि साधारण डाक प्राप्तकर्ता तक तेजी से पहुंचती है। पता करने वाले को पत्र के वितरण की सूचना भरें। इसके लिए थोड़ी अतिरिक्त लागत की आवश्यकता होगी, लेकिन यह विश्वसनीयता और आपके मन की शांति प्रदान करेगा।
