प्रत्येक संगठन को व्यापार लेनदेन की मात्रा का निरंतर रिकॉर्ड रखने और उनके परिवर्तनों को ट्रैक करने की आवश्यकता होती है। खातों का उपयोग करके रिकॉर्ड रखना सबसे आसान तरीका है।
खातों की संरचना और प्रकार
उदाहरण के लिए, एक कंपनी की बैलेंस शीट की तुलना में लेखांकन खाते सरल और कम श्रम-खपत करने वाले होते हैं। उनके पास काफी सरल संरचना है और इसमें निम्नलिखित तत्व शामिल हैं - आइटम और खाता संख्या, साथ ही डेबिट और क्रेडिट पक्ष।
आर्थिक अर्थ की दृष्टि से, सक्रिय और निष्क्रिय खातों को प्रतिष्ठित किया जाता है। उनका अलगाव डेबिट, क्रेडिट और बैलेंस के उद्देश्य पर आधारित है।
सक्रिय खाता
सक्रिय खातों को उनके गठन के प्रकार के संदर्भ में राज्य और कंपनी के फंड में परिवर्तन के लिए डिज़ाइन किया गया है। वे अपनी संपत्ति और ऋण के लिए जिम्मेदार हैं कंपनी की संपत्ति की आवाजाही सक्रिय खातों में परिलक्षित होती है। सक्रिय खातों में कंपनी के धन के बारे में जानकारी शामिल होती है जो बैंक खातों, गोदामों आदि में होती है।
उन पर, प्रारंभिक (अवधि की शुरुआत में धन को दर्शाता है) और अंतिम शेष, साथ ही खाते के डेबिट पर धन में वृद्धि दर्ज की जाती है, घरेलू धन में कमी - खाते के क्रेडिट पर।
प्रमुख सक्रिय खातों में शामिल हैं:
- अचल संपत्ति (खाता 01) - इस खाते का उपयोग कंपनी की अचल संपत्तियों की आवाजाही को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है;
- अमूर्त संपत्ति (04) - खाते का उपयोग अमूर्त संपत्ति की आवाजाही, साथ ही अनुसंधान और विकास में निवेश को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है;
- सामग्री (10) - सामग्री, कच्चे माल, ईंधन, अर्ध-तैयार उत्पादों, आदि की मात्रा में परिवर्तन के लिए उपयोग किया जाता है;
- मुख्य उत्पादन (20) - उत्पादन लागत के हिसाब से काम करता है;
- माल (४१) - पुनर्विक्रय या प्रसंस्करण के लिए माल के रूप में खरीदे गए मूल्यों को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग किया जाता है;
- तैयार उत्पाद (43) - तैयार उत्पादों की मात्रा के हिसाब से इस्तेमाल किया जाता है;
- संगठन का कैश डेस्क (50) और सेटलमेंट अकाउंट्स (51) - क्रमशः कैश डेस्क और चालू खाते में कंपनी के पैसे की आवाजाही को ध्यान में रखता है।
सक्रिय और निष्क्रिय खातों के बीच का अंतर यह है कि उनके पास एक डेबिट ओपनिंग बैलेंस और एक क्लोजिंग बैलेंस होता है। एक और अंतर यह है कि डेबिट टर्नओवर का अर्थ है धन में वृद्धि, और क्रेडिट टर्नओवर का अर्थ है कमी।
निष्क्रिय खाता
निष्क्रिय खातों पर, उद्यम निधियों के गठन और संचलन के स्रोतों का रिकॉर्ड रखा जाता है। वे लेन-देन प्रदर्शित करते हैं जो संपत्ति की मात्रा और कंपनी के ऋणों की संरचना को बदलते हैं। वे भागीदारों, कर्मचारियों या राज्य के प्रति कंपनी के दायित्वों को रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
निष्क्रिय खातों पर, उद्घाटन, समापन शेष, साथ ही धन में वृद्धि ऋण पर दर्ज की जाती है। घरेलू संपत्ति में कमी डेबिट पर प्रदर्शित होती है। मुख्य निष्क्रिय खातों में से हैं:
- अल्पकालिक (66) और लंबी अवधि के ऋण और उधार (67) के लिए गणना - अल्पकालिक (एक वर्ष तक) और लंबी अवधि (एक वर्ष से अधिक) उधार की स्थिति के लिए उपयोग किया जाता है;
- पेरोल गणना (70) - मजदूरी के भुगतान के साथ-साथ शेयरों से आय के बारे में जानकारी दर्ज करने के लिए उपयोग किया जाता है;
- अधिकृत (80), आरक्षित (86) और अतिरिक्त पूंजी (87) - कंपनी की सभी प्रकार की पूंजी की आवाजाही के बारे में जानकारी दर्ज करने का कार्य करता है।
सक्रिय-निष्क्रिय खाते भी हैं जो कंपनी की संपत्ति और इसके गठन के स्रोतों को दर्शाते हैं। सक्रिय-निष्क्रिय खातों में ऐसे खाते शामिल हैं जो आपूर्तिकर्ताओं, संस्थापकों, ठेकेदारों, कर कटौती, बीमा और पेंशन लागतों के साथ कंपनी के निपटान को ध्यान में रखते हैं।
