एक निजी कार्यालय या एक सरकारी संगठन, जिसे स्थानांतरित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, को ऑपरेशन के दौरान जमा हुई बड़ी मात्रा में फर्नीचर, उपकरण और प्रौद्योगिकी की आवाजाही के साथ समस्याओं को हल करने के लिए मजबूर होना पड़ता है। यह जरूरी है कि सभी वस्तुओं को बिना नुकसान के बड़े करीने से स्थानांतरित किया जाए। इसलिए, कार्यालय स्थानांतरण को ठीक से व्यवस्थित करना आवश्यक है।
कार्यालय स्थानांतरण में कुछ समय लगेगा, इसलिए इसे पहले से अच्छी तरह से करें, पूरी तैयारी के लिए लगभग एक महीने का समय दें। आपको किन बिंदुओं पर विशेष ध्यान देना चाहिए?
✔ यदि कंपनी बड़ी है और उसके पास एक बड़ा कर्मचारी है, तो इस तरह के एक जिम्मेदार आयोजन के लिए पहले से एक प्रबंधन योजना तैयार करने की सलाह दी जाती है। प्राथमिकता वाले कार्यों की पहचान करना, बजट निर्धारित करना, सभी बिंदुओं के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों की नियुक्ति करना और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि पूरी चलती प्रक्रिया के लिए एक समन्वयक नियुक्त करना आवश्यक है। यह वह है जो मुख्य और माध्यमिक कार्यों का नियंत्रण लेगा। ग्राहकों को सूचित करना सुनिश्चित करें कि आप एक नए कार्यालय में जाने की योजना बना रहे हैं।
✔ अगला कदम अपनी पसंद की चलती कंपनी के साथ एक समझौते पर हस्ताक्षर करना है। लदान और उतराई के संचालन और गंतव्य के लिए संपत्ति के परिवहन के अलावा, अनुबंध में अतिरिक्त खंड जोड़े जा सकते हैं। उदाहरण के लिए, फर्नीचर को अलग करना और इकट्ठा करना, इसे एक नए कमरे में रखना, उपयोगिताओं और स्थिर उपकरणों को जोड़ना, चलने के बाद परिसर की सफाई करना।
✔ इस कदम में शामिल संपत्ति की पूरी सूची बनाएं। एक वाहक कंपनी के पेशेवरों को आकर्षित करते समय इसकी निश्चित रूप से आवश्यकता होगी और कार्यालय को अपने दम पर स्थानांतरित करते समय भ्रम से बचने में मदद मिलेगी। सभी अनावश्यक संपत्ति से छुटकारा पाएं - इसे बेच दें, स्टोर करें या इसे फेंक दें। अनावश्यक चीजों के परिवहन पर पैसा और समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है।
✔ अपने भविष्य के परिसर की योजना को दर्शाते हुए दस्तावेज तैयार करें, कर्मचारियों के कार्यस्थलों को एक नए स्थान पर रखें, जहां नए कार्यालय में फर्नीचर और कंप्यूटर स्थापित किए जाएंगे। इससे आपका काफी समय बचेगा।
✔ आप शिपिंग कंपनी से ही सभी आवश्यक पैकेजिंग सामग्री और कार्टन खरीद सकते हैं। सभी व्यक्तिगत वस्तुओं को बक्से में पैक करें। स्टिकर के साथ चिह्नित करना सुनिश्चित करें। कर्मचारियों को यह सलाह दी जाती है कि वे इसे सही तरीके से कैसे करें, इस पर एक ज्ञापन-निर्देश जारी करें।
✔ कंप्यूटर और अन्य उपकरणों को बिजली की आपूर्ति से डिस्कनेक्ट करें। यह केवल एक विशेषज्ञ द्वारा किया जाता है - एक सिस्टम प्रशासक।
✔ इस कदम में शामिल सभी लोगों की सूची बनाएं। जरूरत पड़ने पर सबके लिए पास पहले से तैयार कर लें। कार्यालय स्थानांतरण में शामिल सभी वाहनों की सूची बनाएं। लोडिंग / अनलोडिंग के स्थान पर निर्बाध मार्ग सुनिश्चित करें।
कंपनी के कार्यालय को स्थानांतरित करना काफी गंभीर घटना है। लेकिन, जैसा कि आप देख सकते हैं, सही दृष्टिकोण और संगठन के साथ, सभी लागतों को कम किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, प्रक्रिया की सही योजना बनाना पर्याप्त है, और इस कदम से जुड़ी असुविधा कंपनी के कर्मचारियों और ग्राहकों दोनों के लिए कम से कम हो जाएगी।
