प्रत्येक संगठन को सभी व्यावसायिक लेनदेन का ट्रैक रखना चाहिए। एक नियम के रूप में, किसी भी आंदोलन को सहायक दस्तावेजों द्वारा तैयार किया जाता है, जो लेखांकन कर रहे हैं। यह इस तरह के दस्तावेज़ीकरण के आधार पर है कि लेखांकन आधारित है। लेखांकन प्रलेखन सामान्य रूप से क्या है और इसकी आवश्यकता क्यों है?
सभी लेखांकन दस्तावेज एकीकृत रूपों पर तैयार किए जाते हैं, जो कि कानून द्वारा स्थापित रूपों पर होते हैं। इस घटना में कि उच्च अधिकारियों द्वारा फॉर्म प्रदान नहीं किया जाता है, दस्तावेज़ किसी भी रूप में तैयार किए जाते हैं। लेखांकन दस्तावेजों में आवश्यक रूप से नाम, संकलन की तारीख, संगठन का विवरण, संचालन की सामग्री, कर्मचारियों के पदों के नाम और उनके हस्ताक्षर होने चाहिए।
लेखांकन दस्तावेजों का सार संगठन द्वारा किए गए सभी व्यावसायिक लेनदेन को प्रतिबिंबित करना है, साथ ही कर और लेखांकन को सरल बनाना है। लेखांकन दस्तावेजों में निहित सभी जानकारी विश्वसनीय और समझने योग्य होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप एक लेखा विवरण तैयार करते हैं, तो ऑपरेशन की सामग्री को बहुत गुप्त रूप से नहीं लिखा जाना चाहिए, इसका सार स्पष्ट और स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए।
दस्तावेजों को प्रबंधक या निदेशक के आदेश से अनुमोदित व्यक्ति द्वारा तैयार किया जाना चाहिए। लेखांकन दस्तावेज उस दिन तैयार किए जाते हैं जब ऑपरेशन पूरा हो गया था या इसके पूरा होने के बाद। उदाहरण के लिए, महीने की शुरुआत में, ईंधन की खपत होती है, और यह हर दिन तीस दिनों के लिए किया जाता है। लेखाकार अगले महीने के पहले दिन ईंधन और स्नेहक की खपत की गणना कर सकता है और एक लेखा विवरण तैयार कर सकता है।
दस्तावेजों में किसी भी बदलाव की अनुमति नहीं है। यदि आपको कोई त्रुटि दिखाई देती है, तो आपको सुधार आदेश जारी करना होगा। फिर एक और दस्तावेज तैयार करें, जिसे भविष्य में पिछले एक के साथ मजबूत किया जाना चाहिए।
लेखांकन दस्तावेज कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूप में जारी किए जा सकते हैं। लेकिन यदि आप बाद की विधि का उपयोग करते हैं, तो, यदि आवश्यक हो, तो आपको एक प्रति प्रिंट करनी होगी, क्योंकि यह राज्य के अधिकारियों को प्रस्तुत करने के लिए आवश्यक है, उदाहरण के लिए, कर कार्यालय को।
