बैंक दस्तावेजों को अलग-अलग फ़ोल्डरों में टाइप करके और अक्सर कालानुक्रमिक क्रम में संग्रहीत किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण के गठन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा चयन किया जाता है। एक विशेष आयोग समाप्त हो चुके दस्तावेजों के विनाश से संबंधित है।
बैंक दस्तावेजों का भंडारण बैंकों द्वारा स्वयं और खातों को रखने वाले संगठनों द्वारा किया जाता है। एक संस्थान में भंडारण का क्रम दूसरे में भंडारण के क्रम से थोड़ा भिन्न हो सकता है।
संगठनों में बैंक दस्तावेज़ कैसे संग्रहीत किए जाते हैं
बैंक के दस्तावेज़ जो संगठन में हैं, मौद्रिक लेनदेन के संचालन की पुष्टि करते हैं और लेखांकन रिकॉर्ड में परिलक्षित होते हैं। उनके भंडारण का स्थान लेखा विभाग है, जिसके कर्मचारी खातों और बैंकों के संदर्भ में सभी कागजात को अलग-अलग फ़ोल्डरों में टाइप करके विभाजित कर सकते हैं। यदि किसी उद्यम में कई चालू खाते हैं, तो प्रत्येक के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाया जाता है, यदि कोई मुद्रा खाता है, तो खाते की मुद्रा कवर और रीढ़ पर इंगित की जाती है। कालानुक्रमिक क्रम का उपयोग प्रत्येक खाते के विवरण दर्ज करने के लिए किया जाता है। प्रत्येक स्टेटमेंट में एक बाइंडर होता है जिसमें भुगतान दस्तावेज होते हैं और प्रत्येक लेनदेन दिवस के लिए भुगतान के औचित्य होते हैं।
सशुल्क इनवॉइस के लिए एक अलग फ़ोल्डर बनाया जाता है। मुद्रा नियंत्रण दस्तावेजों को अलग-अलग फ़ोल्डरों में संग्रहीत किया जाता है, जहां आप मुद्रा खातों के साथ काम करने के बारे में सभी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। हम लेनदेन के पासपोर्ट, किए गए कार्य या सेवाओं की पुष्टि के प्रमाण पत्र, विदेशी मुद्रा लेनदेन के प्रमाण पत्र और अन्य के बारे में बात कर रहे हैं। यदि दस्तावेज़ीकरण की मात्रा कम है, तो दस्तावेज़ संख्या, राशि और तारीख का संकेत देने वाले पर्याप्त रजिस्टर होंगे।
वाणिज्यिक बैंकों में दस्तावेज़ कैसे संग्रहीत किए जाते हैं
ये संस्थान बैंक की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों और ग्राहकों के निपटान और भुगतान दस्तावेजों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को संग्रहीत करते हैं। उनके लिए जिम्मेदारी प्रबंधक और मुख्य लेखाकार के पास है। कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों दस्तावेज भंडारण के अधीन हैं। पेपर वाले को एक विशेष भंडारण सुविधा में रखा जाता है, जिसके लिए आपको एक विशेष परमिट प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। परमिट पर मुख्य लेखाकार या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।
स्मारक प्रलेखन की फाइलिंग प्रतिदिन की जाती है, इसके लिए एक अलग फ़ोल्डर स्थापित किया जाता है, जिसमें दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में संग्रहीत किया जाता है। चयन एक कर्मचारी द्वारा किया जाता है जो वित्तीय दस्तावेज के सही गठन के लिए जिम्मेदार होता है। अन्य फोल्डर में नकद वित्तीय कागजात और ग्राहक जमा की जानकारी को दर्शाने वाले कागजात होते हैं। कीमती धातुओं के संचालन की जानकारी वाले दस्तावेज़ अलग-अलग फ़ोल्डरों में दर्ज किए जाते हैं।
कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों को अलग-अलग फ़ोल्डरों में रखने की आवश्यकता इस तथ्य के कारण है कि प्रत्येक पेपर का अपना शेल्फ जीवन होता है। यह इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के भंडारण पर भी लागू होता है। समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए, एक विशेष आयोग इकट्ठा किया जाता है, जिसके सदस्य प्रत्येक पेपर को देखते हैं, और फिर एक विशेष अधिनियम भरते हैं, जो पुष्टि करता है कि समाप्त भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ नष्ट हो गए थे।
