प्राथमिक दस्तावेज में ऐसे दस्तावेज शामिल होते हैं जिनमें किसी भी व्यावसायिक लेनदेन के कार्यान्वयन के परिणामस्वरूप प्रारंभिक जानकारी होती है। इनमें अधिनियम, भुगतान आदेश, खाता विवरण, चालान, लेखा प्रमाणपत्र आदि शामिल हैं। एक नियम के रूप में, ऐसे दस्तावेज़ीकरण के बिना लेखांकन असंभव है।
प्राथमिक दस्तावेज़ को उसी संख्या के साथ तैयार किया जाता है, जिसमें व्यापार लेनदेन होता है। उदाहरण के लिए, चालू खाते से निपटान और नकद सेवाओं के लिए एक कमीशन डेबिट किया जाता है। एक उद्धरण और एक स्मारक वारंट उसी दिन जारी किया जाना चाहिए।
एक नियम के रूप में, प्राथमिक दस्तावेज रूसी कानून द्वारा विकसित एकीकृत रूपों पर तैयार किए जाते हैं। लेकिन सभी रूप प्रदान नहीं किए जाते हैं; इसलिए, उदाहरण के लिए, किसी भी रूप में एक लेखा विवरण तैयार किया जाता है। हालांकि, पंजीकरण करते समय, अनिवार्य जानकारी को इंगित करना आवश्यक है: संगठन का नाम और विवरण, दस्तावेज़ का नाम, संचालन की सामग्री, पदों के नाम, कर्मचारियों के नाम, सूची और मुहर संगठन।
आपको प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता क्यों है? मुख्य रूप से सभी चल रहे व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए। दस्तावेज़ीकरण आंतरिक और बाहरी हो सकता है। सभी आंदोलनों पर लेखांकन और नियंत्रण के लिए आंतरिक आवश्यक है, उदाहरण के लिए, अचल संपत्ति को संचालन में स्थानांतरित किया जाता है - एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जो प्राथमिक दस्तावेज है। आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों के साथ काम करने के लिए बाहरी दस्तावेज़ीकरण आवश्यक है, उदाहरण के लिए, आप किसी ग्राहक को भुगतान के लिए चालान जारी करते हैं।
लेखांकन और पारिश्रमिक पर प्राथमिक दस्तावेज भी हैं, इनमें शामिल हैं: प्रवेश और बर्खास्तगी के आदेश, स्टाफिंग, छुट्टी कार्यक्रम और अन्य। दस्तावेज़ीकरण और अचल संपत्ति लेखांकन आवंटित करें; उदाहरण के लिए, OS स्वीकृति प्रमाणपत्र, इन्वेंट्री कार्ड और अन्य। नकद लेनदेन के लिए लेखांकन के लिए तैयार किए गए दस्तावेज़ में एक अग्रिम रिपोर्ट, एक इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर जैसे दस्तावेज़ शामिल हैं।
कुछ प्राथमिक दस्तावेज़ों में, सुधार की अनुमति नहीं है, उदाहरण के लिए, किसी चालू खाते के विवरण में या भुगतान आदेश में। लेकिन, उदाहरण के लिए, चालान में सुधार हो सकते हैं, लेकिन उनके बगल में उस व्यक्ति के हस्ताक्षर होने चाहिए, जिसने संगठन की तारीख और मुहर को सुधारा हो।
