हाल ही में, व्यवसाय में कार्यात्मक से प्रक्रिया प्रबंधन की ओर बढ़ने की प्रवृत्ति रही है, जिसके संबंध में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के सही विवरण और औपचारिकता की भूमिका काफी बढ़ रही है। इन कार्यों को पूरा करने के बाद ही हम उद्यम की दक्षता बढ़ाने के साधन के रूप में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन के बारे में बात कर सकते हैं।
यह आवश्यक है
CASE टूल जो आपको ग्राफ़िकल नोटेशन में व्यवसाय प्रक्रिया को औपचारिक रूप देने की अनुमति देता है।
अनुदेश
चरण 1
सबसे पहले वर्णित प्रक्रिया के नाम को संक्षिप्त और सटीक रूप से तैयार करना है, जिसे समझने योग्य होना चाहिए और व्यावसायिक प्रक्रिया को बनाने वाली क्रियाओं के अनुक्रम के सामान्य सार को प्रतिबिंबित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, "उत्पाद के निर्माण के लिए एक आवेदन प्रस्तुत करने और उसके निष्पादन के नियंत्रण के लिए" के बजाय, "उत्पाद उत्पादन का नियंत्रण" प्रक्रिया का नाम देना पर्याप्त है। छोटे ("परमाणु") कार्य या उपप्रक्रिया कार्य करते हैं और उनके कार्यान्वयन के क्रम पर निर्णय लेते हैं। इस तरह के विभाजन के साथ, वर्णित प्रक्रिया शीर्ष-स्तरीय प्रक्रिया होगी। उच्च-स्तरीय प्रक्रिया की ग्रैन्युलैरिटी भिन्न हो सकती है, लेकिन दर्शकों की समझ के लिए पर्याप्त होनी चाहिए जो आपके विवरण का उपयोग करेगी।
चरण दो
व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने के कई तरीके हैं। उनमें से सबसे लोकप्रिय ग्राफिकल है, विभिन्न नोटेशन में बने आरेखों की सहायता से (नोटेशन किसी चीज को दर्शाने के लिए प्रतीकों का एक सेट है)।
व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए सबसे सामान्य प्रकार के नोटेशन हैं IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), आदि।
एक उदाहरण के रूप में, आइए PowerDesigner CASE टूल (चित्र 1) का उपयोग करके BPMN (बिजनेस प्रोसेस मॉडलिंग नोटेशन) नोटेशन में बने आरेख पर ध्यान दें। आरेख में मुख्य तत्व हैं:
1. "प्रक्रिया" (फ़ंक्शन) - कोनों पर गोल आयत;
2. "संक्रमण" - प्रक्रियाओं को जोड़ने वाला एक तीर;
3. "समाधान" - एक हीरा जिसमें एक प्रश्न होता है जिसका उत्तर केवल "हां" या "नहीं" दिया जा सकता है;
4. शर्तें - शाब्दिक अभिव्यक्तियाँ जिसके तहत एक फ़ंक्शन से दूसरे फ़ंक्शन में संक्रमण किया जाता है। शर्तें हमेशा वर्ग कोष्ठक में संलग्न होती हैं। कभी-कभी अपने आरेख को "ट्रैक" में तोड़ना उपयोगी होता है - ऊर्ध्वाधर या क्षैतिज खंड जो उद्यम में विभागों या किसी विशिष्ट कार्य के लिए जिम्मेदार लोगों का प्रतिनिधित्व करते हैं। इस मामले में, इस फ़ंक्शन का आइकन इसके अनुभाग में होना चाहिए। सूचीबद्ध तत्वों के अलावा, आरेख में डेटा की एक सूची भी हो सकती है जो प्रक्रिया में इनपुट या आउटपुट हैं, साथ ही उन नियमों या विनियमों के लिंक भी हो सकते हैं जिनके अनुसार यह या वह कार्य किया जाता है। व्यवसाय प्रक्रिया "उत्पाद उत्पादन नियंत्रण" के विवरण का एक उदाहरण चित्र 1 में दिखाया गया है। यह देखना आसान है कि यह आरेख समस्या को हल करने के लिए एल्गोरिथ्म के फ़्लोचार्ट के समान है।
चरण 3
एक प्रक्रिया के एक ग्राफिकल विवरण को निम्नलिखित कॉलम वाली तालिका के रूप में इसके उपप्रक्रिया कार्यों के एक पाठ विवरण के साथ पूरक किया जा सकता है: प्रक्रिया का नाम, विभाग (प्रक्रिया स्वामी), प्रक्रिया विवरण, प्रक्रिया निष्पादन परिणाम। इस तरह के विवरण का एक उदाहरण चित्र 2 में दिखाया गया है। यदि वर्णित व्यावसायिक प्रक्रिया के और अनुकूलन की अपेक्षा की जाती है, तो वर्तमान में निष्पादित उप-प्रक्रिया कार्यों की कठिनाइयों या कमियों का वर्णन करते हुए तालिका में एक और कॉलम जोड़ा जा सकता है।
