कार्यालय का काम - इस विशेष संगठन में प्रबंधन के लिए दस्तावेजों और प्रलेखन समर्थन के साथ काम करना, GOST R 51141-98 द्वारा विनियमित "कार्यालय का काम और अभिलेखीय व्यवसाय। शब्द और परिभाषाएं"। कार्यालय के काम का संगठन उद्यम की वर्तमान गतिविधियों में आने वाले, बाहर जाने वाले और आंतरिक दस्तावेजों के पंजीकरण, भंडारण और उपयोग का संगठन है।
अनुदेश
चरण 1
कार्यालय के काम का आयोजन करते समय, तय करें कि आपका उद्यम, संगठन, भौगोलिक दृष्टि से दूरस्थ डिवीजन या शाखाएं, इस तथ्य को ध्यान में रखते हैं और इन डिवीजनों के साथ बातचीत के लिए तंत्र प्रदान करते हैं। पंजीकरण और कागजी कार्रवाई के दौरान समस्याओं से बचने के लिए उनमें कार्यालय कार्य की प्रणाली प्रधान कार्यालय के समान होनी चाहिए।
चरण दो
इस बारे में सोचें कि आप किस मौजूदा प्रकार के कार्यालय कार्य का उपयोग करेंगे: केंद्रीकृत, मिश्रित या विकेन्द्रीकृत। उनकी पसंद उद्यम की संरचना (भौगोलिक रूप से दूरस्थ उपखंड हों) और कार्यालय प्रबंधन सेवा के तकनीकी उपकरण द्वारा निर्धारित की जाती है। यदि यह सेवा संख्या में कम है और तकनीकी रूप से प्रदान नहीं की जाती है, तो इसके कार्यों का एक हिस्सा उपखंडों में स्थानांतरित कर दिया जाता है। ऐसे में ऑफिस का मिलाजुला काम होता है। इस घटना में कि यह सेवा सभी आवश्यक कर्मियों, हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर से सुसज्जित है, तो रिकॉर्ड रखने का यह रूप केंद्रीकृत हो जाएगा।
चरण 3
प्रत्येक संरचनात्मक इकाई में, एक विशेष स्टाफिंग इकाई का चयन करें जो कार्यालय का काम करेगी। यदि यह संभव नहीं है, तो एक अन्य कर्मचारी को नियुक्त करें जो एक क्लर्क के कार्य के साथ अपने मुख्य कार्य कर्तव्यों के प्रदर्शन को जोड़ देगा।
चरण 4
मामलों की संख्या और नामकरण निर्धारित करें, जिसमें आने वाले, बाहर जाने वाले और आंतरिक दस्तावेज़ शामिल होंगे। यदि ये एक उच्च (मूल) संगठन के दस्तावेज हैं, तो उन्हें विचार के लिए प्रमुख के पास प्रस्तुत किया जाता है; अधीनस्थ संगठनों के दस्तावेजों को उनके साथ काम करने वाले उप प्रमुख को विचार के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए। तदनुसार, नागरिकों की अपील डिप्टी को निर्देशित की जाती है जिसे आबादी के साथ काम करने की जिम्मेदारी सौंपी जाती है।
चरण 5
संवाददाताओं के सर्कल की पहचान करने के बाद, एक क्लासिफायरियर बनाएं जिससे आप तुरंत यह निर्धारित कर सकें कि यह दस्तावेज़ किस संवाददाता समूह से संबंधित है। उदाहरण के लिए, सरकारी एजेंसियों के लिए, एक वरिष्ठ संगठन के पत्रों के लिए कोड 01 असाइन करें - कोड 02, आपूर्तिकर्ताओं के लिए - कोड 03, ग्राहकों के लिए - कोड 04, आदि। यह संगठन के भीतर दस्तावेजों के प्रवाह को सुव्यवस्थित करने में मदद करेगा।
चरण 6
निर्धारित करें कि दस्तावेज़ का संचलन किस रूप में किया जाएगा - एक पत्रिका या कार्ड में। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए विशेष कार्यक्रमों में दोनों रूपों को लागू किया जाता है। यदि आप अभी तक ऐसा प्रोग्राम नहीं खरीद सकते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पंजीकरण पत्रिकाओं का उपयोग करें, उन्हें एक्सेल में तैयार किया जा सकता है।
