उद्यम द्वारा संपन्न अनुबंधों की भंडारण की स्थिति उद्योग मानकों और मानदंडों द्वारा विनियमित नहीं होती है, इसलिए अक्सर यह सवाल उठता है कि उनके नुकसान से कैसे बचा जाए और सही भंडारण और लेखांकन को कैसे व्यवस्थित किया जाए। इस मुद्दे का सबसे उचित समाधान किसी विशेष उद्यम के कॉर्पोरेट अधिनियम को जारी करना होगा, जो इन दस्तावेजों की तैयारी, निष्कर्ष और भंडारण की प्रक्रिया को निर्धारित करेगा।
अनुदेश
चरण 1
यदि आपकी कंपनी तीसरे पक्ष के संगठनों के साथ बहुत काम करती है और अनुबंधों की संख्या महत्वपूर्ण है, तो यह उनके भंडारण को कार्यालय या कार्यालय विभाग को सौंपने के लिए समझ में आता है। यह काफी सुविधाजनक है, क्योंकि यह कार्यालय में है कि प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित और ठेकेदारों द्वारा भेजे गए सभी दस्तावेज पंजीकृत हैं। निष्पादित अनुबंध के पंजीकरण के बाद, कार्यालय के कर्मचारियों को आवश्यक संख्या में प्रतियां बनानी होंगी और उन्हें जिम्मेदार निष्पादकों को वितरित करना होगा, और दस्तावेजों के मूल को विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थान पर रखना होगा।
चरण दो
यदि आपकी कंपनी छोटी है और आपके पास एक लिपिक विभाग नहीं है, साथ ही एक जिम्मेदार लिपिक भी है, तो महत्वपूर्ण लेकिन शायद ही कभी इस्तेमाल किए गए अनुबंध, उदाहरण के लिए, अचल संपत्ति के किराए या खरीद के लिए, कानूनी विभाग में रखने के लिए समझ में आता है कंपनी के घटक और कानूनी दस्तावेज। लेखा विभाग, जो उन पर गणना करता है, को इन अनुबंधों की प्रतियां प्रदान करनी चाहिए। उसी स्थान पर, लेखा विभाग में, प्राथमिक लेखा प्रलेखन के प्रकारों में से एक के रूप में आपूर्ति, सेवाओं और कार्य के प्रदर्शन के लिए स्टोर और अनुबंध, बस्तियों, भुगतान शर्तों या निरंतर आवधिक भुगतान (उपयोगिता बिल, संचार) के नियंत्रण की आवश्यकता होती है।
चरण 3
किसी भी मामले में, सभी अनुबंधों का अपना, आंतरिक पंजीकरण होना चाहिए, और उनमें से प्रत्येक को एक नंबर सौंपा जाना चाहिए जिसके द्वारा इसे इलेक्ट्रॉनिक अनुबंध रजिस्टर में दर्ज किया जाएगा। यह लॉग एक्सेल स्प्रेडशीट में किया जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक जर्नल के अलावा, इन समझौतों को जारी करने का एक पेपर-आधारित रजिस्टर रखना आवश्यक है, जो यह दर्शाता है कि कब और किस जिम्मेदार निष्पादकों को समझौते का मूल सौंप दिया गया था। इस पत्रिका में जिम्मेदार निष्पादक के हस्ताक्षर के लिए फ़ील्ड होना चाहिए, जो सुरक्षित रखने के लिए अनुबंध की प्राप्ति और वितरण के तथ्य की पुष्टि करता है।
चरण 4
अनुबंधों की तैयारी, समापन और भंडारण की प्रक्रिया पर विनियमों में अनुबंधों के साथ काम करने की प्रक्रिया का वर्णन करें और इसे उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित करें।
