किसी भी उद्यम के प्रबंधन को अपनी गतिविधियों में बाहरी और आंतरिक दोनों तरह के कई कारकों को ध्यान में रखना पड़ता है। सभी योजनाओं को अपेक्षित रूप से पूरा नहीं किया जा रहा है। कर्मचारी, सौंपे गए कार्यों को हल करते हुए, अनजाने में गलतियाँ कर सकते हैं या उन्हें सौंपे गए कर्तव्यों से खुद को वापस ले सकते हैं। इसीलिए प्रबंधक को दैनिक आधार पर नियंत्रण कार्य करने पड़ते हैं।
नियंत्रण किस लिए है?
एक संगठन की गतिविधियाँ, चाहे वह व्यावसायिक संरचना हो या सरकारी संस्था, बदलते परिवेश में लगातार हो रही है। प्रबंधन तंत्र के कार्यों में से एक ऐसे परिवर्तनों को ध्यान में रखना और उत्पादन प्रक्रियाओं में समायोजन करना है। उसी समय, प्रबंधक को कर्मचारियों को ठीक से व्यवस्थित करने और उसे वर्तमान और भविष्य के कार्यों को करने के लिए प्रेरित करने की आवश्यकता होती है।
अधीनस्थों की गतिविधियों पर नियमित और नियोजित नियंत्रण प्रबंधन का एक अभिन्न कार्य है। इस तरह, आप समय पर कर्मचारियों के काम में कमियों की पहचान कर सकते हैं, त्रुटियों और गलत गणनाओं का पता लगा सकते हैं। किसी उद्यम के संचालन में सभी व्यवधान कर्मियों के गलत कार्यों के कारण नहीं होते हैं। कभी-कभी स्वयं प्रबंधकों द्वारा गलतियाँ की जाती हैं, उदाहरण के लिए, ऊपर से आने वाले आदेशों के अर्थ को विकृत करना।
प्रबंधन की स्थिति से नियंत्रण प्रबंधन के निर्देशों और आदेशों के निष्पादन की शुद्धता को सत्यापित करने के उपायों की एक स्पष्ट और सुविचारित प्रणाली है। इस अवधारणा में उनके कार्यात्मक कर्तव्यों के कर्मचारियों के सख्त प्रदर्शन की निगरानी भी शामिल है। एक संगठन में जहां काम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा लोगों द्वारा किया जाता है, न कि मशीनों और तंत्रों द्वारा, नियंत्रण सीधे सत्ता की अवधारणा और गतिविधियों के प्रशासनिक विनियमन से संबंधित होता है।
प्रबंधन कार्य के रूप में नियंत्रण Control
नियंत्रण प्रणाली का कार्य कुछ मानकों को स्थापित करना है जिसके द्वारा कर्मचारियों को उनकी गतिविधियों में निर्देशित किया जाना चाहिए। नियंत्रण के प्रभावी होने के लिए, बेंचमार्क की आवश्यकता होती है जिसके द्वारा प्रबंधक प्रत्येक कर्मचारी के प्रदर्शन का आकलन कर सकता है। कार्य प्रक्रियाओं में संशोधन के लिए मानक और प्राप्त प्रदर्शन के बीच का अंतर आधार होना चाहिए।
प्रबंधन में नियंत्रण कार्य संगठन की गतिविधियों की योजना बनाने के चरण में पहले से ही लागू होते हैं। विभागों के लिए कार्य योजना तैयार करते समय, प्रबंधकों को उनके कार्यान्वयन के समय और कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को इंगित करते हुए, उनमें सत्यापन उपायों के लिए प्रदान करना चाहिए। नियंत्रण की नियोजित प्रकृति प्रत्येक मामले में नहीं, बल्कि एक व्यवस्थित तरीके से गतिविधियों का ऑडिट करना संभव बनाती है।
नियंत्रण का अंतिम लक्ष्य उन मामलों की स्थिति को प्राप्त करना है जिसमें संगठन का प्रबंधन प्रदर्शन संकेतकों के सबसे कुशल प्रदर्शन पर केंद्रित है। नियंत्रण गतिविधियों की योजना बनाते समय, प्रबंधक को व्यक्तिगत कर्मचारियों और पूरी टीम की मनोवैज्ञानिक विशेषताओं को ध्यान में रखना चाहिए। गलत तरीके से संरचित निरीक्षण प्रणाली कर्मियों को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकती है, प्रेरणा में कमी और तनाव में वृद्धि का कारण बन सकती है।
