वर्तमान कानून के अनुसार, लगभग हर उद्यम के लिए एक मुहर होना आवश्यक है। हालांकि, यह स्वामित्व के रूप पर निर्भर करता है। साझेदारी और अतिरिक्त देयता वाली कंपनियों को इस आवश्यकता से छूट दी गई है। कर्मियों, कानूनी और कानूनी दस्तावेजों पर मुहर की छाप की उपस्थिति आवश्यक है, जहां अधिकारी के हस्ताक्षर मौजूद हैं।
समझौतों, अनुबंधों पर मुहर की छाप की उपस्थिति अनिवार्य है। वे संगठन के निदेशक या अन्य अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित हैं। मुहर के साथ प्रमाणीकरण के बिना, इसे अमान्य किया जा सकता है। रोजगार अनुबंध का समापन करते समय, कर्मचारियों को इसकी छाप की उपस्थिति पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता होती है।
प्रवेश, बर्खास्तगी, स्थानांतरण के आदेशों पर मुहर की उपस्थिति वैकल्पिक है। लेकिन व्यवहार में, एक अलग स्थिति विकसित हो गई है, कि इसकी छाप वहां लगाई जाती है जहां उद्यम के प्रमुख के हस्ताक्षर मौजूद होते हैं। जब कोई कर्मचारी किसी कार्यपुस्तिका की प्रति, स्वीकृति/बर्खास्तगी का आदेश मांगता है, तो उस पर "ट्रू" या "कॉपी सही है" शब्द लिखना आवश्यक है, स्टाफ सदस्य का शीर्षक, उसका उपनाम, आद्याक्षर। कार्मिक अधिकारी को एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर और कंपनी या कार्मिक विभाग की मुहर की एक छाप लगानी चाहिए, जिसे रखा जाना चाहिए ताकि हस्ताक्षर बंद न हो, क्योंकि भविष्य में इसकी तुलना में समस्या हो सकती है। आमतौर पर यह स्वीकार किया जाता है कि मुहर पद के शीर्षक के हिस्से पर स्थित होनी चाहिए।
कार्यपुस्तिका के शीर्षक पृष्ठ पर प्रविष्टियाँ, साथ ही इसके अंदर, उद्यम या कार्मिक विभाग की मुहर के साथ प्रमाणित होनी चाहिए। जब कोई कर्मचारी संगठन छोड़ देता है, तो उसे किसी अन्य पद या किसी अन्य नियोक्ता में स्थानांतरित कर दिया जाता है, उसकी छाप मौजूद होनी चाहिए। मुहर लगाई जानी चाहिए ताकि अधिकारी के हस्ताक्षर और प्रतिलेख पठनीय हों।
किसी विशेषज्ञ के व्यक्तिगत डेटा को बदलते समय, इस तथ्य की पुष्टि करते हुए उसकी कार्यपुस्तिका में एक प्रविष्टि की जानी चाहिए। इस तरह के एक रिकॉर्ड को मुहर मुहर के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए। उस पर कंपनी का नाम चार्टर या अन्य घटक दस्तावेज़ में कंपनी के नाम के अनुरूप होना चाहिए। यदि कोई नामकरण हुआ है, तो उसे रिकॉर्ड किया जाना चाहिए, संगठन की एक नई मुहर के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए।
कानूनी, कानूनी बल वाले अनुबंधों का समापन करते समय एक मुहर छाप की उपस्थिति अनिवार्य है। एकमात्र अपवाद ऐसे मामले हैं जिनमें नोटरीकरण की आवश्यकता होती है।
