ऑफ़र इनवॉइस में उत्पाद और डिलीवरी की शर्तों के बारे में जानकारी होती है। इसे कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज माना जाता है। एकीकृत फॉर्म की अनुपस्थिति के बावजूद, कंपनियों को भरते समय पंजीकरण नियमों का पालन करना चाहिए।
ऑफ़र-इनवॉइस एक विस्तृत दस्तावेज़ है जिसमें सामान और सेवाओं पर मानक डेटा और डिलीवरी की शर्तें दोनों पंजीकृत हैं। यह भुगतान अवधि, वितरण विधियों, परिवहन आवश्यकताओं को निर्दिष्ट करता है। प्रपत्र की एक विशेषता केवल एक तरफ से उस पर हस्ताक्षर करने की क्षमता है। चालान का भुगतान करते समय, प्राप्तकर्ता स्वचालित रूप से स्थापित शर्तों से सहमत होता है।
चालान कब तैयार किया जाता है?
बहुधा इसकी आवश्यकता बड़ी कंपनियों में उत्पन्न होती है जिनके पास बड़ी संख्या में ग्राहक, उपभोक्ता या खरीदार होते हैं। इस मामले में व्यक्तिगत दस्तावेज रखना मुश्किल हो सकता है। खासकर अगर पार्टियां एक-दूसरे से लंबी दूरी पर रहती हैं।
ऑफ़र इनवॉइस का उपयोग वाणिज्यिक ऑफ़र के बड़े पैमाने पर मेल करने के लिए भी किया जा सकता है। इसकी मुख्य विशेषताएं तात्कालिकता या सीमित समय हैं। यह कई रूप ले सकता है। यदि प्रस्ताव निष्क्रिय है, तो एक नकारात्मक उत्तर संभव है; यदि यह दृढ़ है, तो एक विशिष्ट उपभोक्ता के लिए एक प्रस्ताव बनता है।
यदि प्रस्ताव सार्वजनिक है तो कानून ऐसे खाते को रद्द करने की संभावना प्रदान करता है। यह उन मामलों में संभव है जहां सीमित मात्रा में माल के साथ प्रस्तावों की सामूहिक मेलिंग होती है। निकासी आपको दंड और बाद की देयता के भुगतान से बचने की अनुमति देता है।
संकलन प्रक्रिया
यदि दस्तावेज़ स्पष्ट और सरल भाषा में लिखा गया है तो ग्राहक या उपभोक्ता प्रस्ताव को समझेंगे। प्रश्न में विषय को सही ढंग से इंगित करना सुनिश्चित करें। प्रपत्र में तीन भाग होते हैं:
- "टोपी";
- वाक्य;
- शर्तों का विवरण।
"हेडर" में बेचने वाली कंपनी का नाम, उसका संपर्क विवरण और विवरण होता है। दस्तावेज़ को एक नंबर सौंपा गया है, इसकी तैयारी की तारीख इंगित की गई है। नीचे खरीदार का विवरण है।
प्रस्ताव बनाते समय अक्सर एक तालिका का उपयोग किया जाता है। यह सीरियल नंबर, उत्पाद या सेवा का नाम, माप की इकाई, मात्रा और कीमत, कुल लागत को इंगित करता है। यदि वांछित है, तो तालिका में अतिरिक्त कॉलम जोड़े जा सकते हैं।
अनुबंध की शर्तों में, आप परिवहन की तारीख और विधि, माल स्वीकृति प्रक्रिया के लिए आवश्यकताओं को देख सकते हैं। आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि खराबी या दोष का पता चलने पर क्या कार्रवाई की जानी चाहिए।
चालान-प्रस्ताव कंपनी के लेटरहेड पर या उत्पादों के लिए सुविधाजनक प्रारूप की एक साधारण शीट पर तैयार किया जाता है। दस्तावेज़ को हस्तलिखित रूप में और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करते समय मान्य माना जाएगा। मुहर को छोड़ा जा सकता है। इसकी आवश्यकता तभी उत्पन्न होती है जब कंपनी के कृत्यों में यह कहा गया हो।
एक दस्तावेज तैयार करने की बारीकियां
दस्तावेज़ का एक एकीकृत रूप नहीं है, यह लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के अनुरूप नहीं हो सकता है। आप आसानी से एक मुफ्त नमूना ऑनलाइन डाउनलोड कर सकते हैं। इसका उपयोग आपके लेटरहेड बनाने के लिए एक टेम्पलेट के रूप में भी किया जा सकता है। यदि कोई ट्रस्टी अनुबंध पर हस्ताक्षर करने में भाग लेता है, तो मूल दस्तावेज़ का डेटा हस्ताक्षर के आगे भरा जाता है।
ऑफ़र इनवॉइस को स्वीकार किए जाने तक कोई कानूनी बल नहीं है। उत्तरार्द्ध एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए एक समझौते का तात्पर्य है। कंपनी ग्राहकों को ऑफर भेजती है। खरीदार फॉर्म की जांच करता है, उसके बाद वे सामान खरीदने के लिए अपनी सहमति व्यक्त करते हैं, आवश्यक राशि बनाते हैं। यदि दूसरे पक्ष के पास सुझाव या टिप्पणियां हैं, तो वे विक्रेता को भेजी जाती हैं। एक समझौता तब संपन्न होता है जब दोनों पक्ष "सामान्य भाजक" पर आते हैं।
यदि ऐसा कोई दस्तावेज़ ग्राहक को शोभा नहीं देता है, तो आप "अनुबंध" फ़ॉर्म को कॉल करके जानकारी की नकल कर सकते हैं।साथ ही, इसमें क्लासिक समझौते के सभी अनिवार्य खंड भी शामिल हैं।
अंत में, हम ध्यान दें कि ऑफ़र-चालान व्यापार और सेवाओं के क्षेत्र में सबसे लोकप्रिय दस्तावेज़ों में से एक बन रहा है। इसमें यह वाक्यांश होना चाहिए कि दस्तावेज़ भुगतान का आधार है। इसकी संरचना के बावजूद, फॉर्म में सभी आवश्यक कानूनी डेटा हैं। इसलिए, यदि आवश्यक हो, तो इसका उपयोग अदालती कार्यवाही में किया जा सकता है।
