किसी भी संगठन को जवाबदेह निधि का उपयोग करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है जिसे कंपनी की जरूरतों और कर्मचारी के यात्रा व्यय दोनों पर खर्च किया जा सकता है। किसी भी मामले में, जवाबदेह व्यक्ति एक अग्रिम रिपोर्ट भरने के लिए बाध्य होगा, जो जारी किए गए सबरिपोर्ट के भीतर खर्च किए गए सभी फंडों के बारे में जानकारी को इंगित करता है। इस दस्तावेज़ के लिए, कंपनी के लेखा विभाग में लेखांकन के लिए भरने और स्वीकार करने के लिए कुछ नियम स्थापित किए गए हैं।
अनुदेश
चरण 1
सबमिशन में धन जारी करने के लिए उद्यम के प्रमुख को एक आवेदन जमा करें, जिसमें आपको आवश्यक राशि, प्राप्ति की तारीख और अग्रिम प्राप्त करने का उद्देश्य इंगित करना होगा। प्रबंधक द्वारा जवाबदेह राशि की स्वीकृति के बाद, यह जांचना आवश्यक है कि क्या इस कर्मचारी पर पिछले अग्रिम की शेष राशि बनी हुई है। संगठन के नकद कार्यालय से जवाबदेह धन जारी किया जाता है, जबकि 18.08.1998 के रूसी संघ संख्या 88 की राज्य सांख्यिकी समिति के डिक्री द्वारा अनुमोदित फॉर्म नंबर KO-2 के अनुसार एक नकद बहिर्वाह आदेश भरा जाता है।
चरण दो
खर्च करने या व्यावसायिक यात्रा से लौटने के तीन दिनों के भीतर एक व्यावसायिक कर्मचारी से एक व्यय रिपोर्ट और सहायक दस्तावेज़ स्वीकार करें। रिपोर्ट फॉर्म दो तरफा दस्तावेज है। जवाबदेह व्यक्ति को अपने बारे में डेटा के साथ सामने की तरफ भरना होगा, और पीछे की तरफ, वास्तव में खर्च किए गए धन के बारे में जानकारी कॉलम 1-6 में दर्ज की गई है।
चरण 3
अग्रिम रिपोर्ट भरने की शुद्धता और प्रदान किए गए दस्तावेजों की पूर्णता की जांच करें, जो किए गए खर्चों के तथ्य की पुष्टि करते हैं। रिपोर्ट के पीछे कॉलम 7-10 भरें, जो लेखा विभाग द्वारा लेखांकन के लिए स्वीकार किए गए खर्चों पर डेटा इंगित करता है।
चरण 4
सत्यापित रिपोर्ट को संयंत्र प्रबंधक या अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ अनुमोदित करें। यदि जवाबदेह व्यक्ति ने जारी किए गए से कम खर्च किया है, तो आने वाली नकद आदेश के निर्माण के साथ खर्च न की गई राशि कैशियर को वापस कर दी जानी चाहिए। यदि रिपोर्ट की तुलना में अधिक खर्च किया गया था, तो कर्मचारी को नकद बहिर्वाह आदेश पर अधिक व्यय की राशि जारी करने की आवश्यकता है। यदि राशि का हिस्सा विदेशी मुद्रा में खर्च किया गया था, तो वे दस्तावेज़ की तारीख के अनुसार रूसी संघ के सेंट्रल बैंक की विनिमय दर पर रूबल में अग्रिम रिपोर्ट में परिलक्षित होते हैं। रिपोर्ट की गई राशि से संबंधित सभी दस्तावेजों को अग्रिम रिपोर्ट द्वारा समर्थित होना चाहिए।
