उद्यमों में भौतिक संपत्ति कर्मचारियों को विभिन्न व्यवसाय और परिचालन खर्चों के लिए जारी की जा सकती है। यह इन्वेंट्री आइटम की खरीद, विभिन्न तृतीय-पक्ष संगठनों की सेवाओं के लिए भुगतान, साथ ही यात्रा व्यय भी हो सकता है। इस तरह के फंड का कार्यान्वयन एक दस्तावेज जैसे व्यय रिपोर्ट में परिलक्षित होना चाहिए।
फिलहाल, अग्रिम रिपोर्ट का एक एकीकृत रूप है - एन एओ -1, जिसे रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के एक विशेष प्रस्ताव द्वारा अनुमोदित किया गया है। इसका उपयोग लगभग सभी कानूनी संस्थाओं द्वारा किया जाता है, भले ही उनके निपटान में संपत्ति का प्रकार कुछ भी हो।
एक व्यय रिपोर्ट क्या है
मूल रूप से, एक व्यय रिपोर्ट एक दो तरफा दस्तावेज है जो आमतौर पर जवाबदेह और लेखाकार की स्थिति में व्यक्ति द्वारा पूरा किया जाता है। एक प्रति में एक दस्तावेज़ तैयार किया जाता है, वाहकों के लिए, यह रिपोर्ट का एक इलेक्ट्रॉनिक और पेपर रूप है। कानून के अनुसार, ऐसे कागज को केवल एक इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करने का अधिकार नहीं है, इसे मुद्रित किया जाना चाहिए और फिर प्रबंधक, जवाबदेह कर्मचारी और लेखाकार द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।
दस्तावेज़ उस अवधि की समाप्ति के तीन दिनों के बाद प्रस्तुत नहीं किया जाता है जिसके लिए एक निश्चित राशि जारी की गई थी या व्यावसायिक यात्रा से लौटने के बाद।
व्यय रिपोर्ट में क्या फिट बैठता है
इस पेपर के पीछे की तरफ कॉलम 2-4 हैं, जो उन दस्तावेजों के मुख्य विवरण को दर्शाते हैं जो खर्च की गई लागतों की पुष्टि करेंगे। इसमें नंबर, तारीख और नाम शामिल हो सकते हैं। कॉलम संख्या पांच इन स्तंभों के लिए लागत की राशि को दर्शाता है। विदेशी मुद्रा में धन जारी किए जाने पर भरने के लिए एक विशेष खंड है।
अग्रिम रिपोर्ट के साथ उन दस्तावेजों के साथ होना चाहिए जो फॉर्म में आवश्यक हैं। यहां आप बिक्री और नकद रसीदें, नकद रसीदें, चालान, साथ ही विभिन्न परिवहन दस्तावेज, जैसे यात्रा कूपन जैसे कागजात नोट कर सकते हैं।
रिपोर्ट का मुख्य भाग लेखाकार द्वारा पूरा किया जाता है। दस्तावेज़ में परिलक्षित सभी सूचनाओं की सावधानीपूर्वक जाँच करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, चाहे भौतिक संसाधनों का लक्षित खर्च हो, सभी आवश्यक दस्तावेजों की उपलब्धता की जाँच की जाती है, साथ ही उनके निष्पादन की साक्षरता भी। इसके बाद ही विशेषज्ञ रिपोर्ट भरना शुरू करता है।
इस पेपर को अपना नंबर और तारीख सौंपी जानी चाहिए। सामने की तरफ, लेखाकार उस संरचनात्मक इकाई का नाम लिखता है जहां रिपोर्ट के तहत व्यक्ति काम करता है, उसका व्यक्तिगत डेटा और पद धारण करता है।
लेखाकार सामने की तरफ अग्रिम रिपोर्ट पर हस्ताक्षर करता है, और जिस व्यक्ति को पैसे का हिसाब देना चाहिए वह पीठ पर एक निशान लगाता है। उसके बाद ही, प्रबंधक को दस्तावेज़ प्रदान किया जाता है, जो अपने हस्ताक्षर के साथ, निर्दिष्ट राशि के लिए रिपोर्ट को शब्दों और संख्याओं में इंगित करेगा।
